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Tipps & Tricks

Hier erhalten Sie Tipps und Tricks, die Ihnen viele wertvolle Hinweise für die Arbeit mit unseren Produkten liefern. Wir machen Sie auf Funktionen aufmerksam, die Sie bisher vielleicht noch nicht nutzen und geben Ihnen praktische Beispiele. Den neuesten Tipp sehen Sie immer ganz oben.

Daten im EAD (DDB) Format an andere Portale übergeben

Aus Ihrer FAUST- bzw. FAUST EntryArchiv-Datenbank können Sie alle oder ausgewählte Daten im EAD (DDB)-Format an die Deutsche Digitale Bibliothek bzw. an das Archivportal-D oder an Archive.NRW übergeben.  ... mehr ›

Wenn Sie Daten im EAD (DDB)-Format an die Deutsche Digitale Bibliothek bzw. an ein anderes Archivportal übergeben möchten, sind nur drei Schritte für die Erstellung der EAD-Abgabedatei erforderlich:
1. Sie richten ein EAD (DDB)-Exportformat ein. In FAUST stehen in der Vorlagendatenbank "Archiv" sowie in FAUST EntryArchiv bereits Exportformate dieses Typs zur Verfügung, diese müssen nur für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden (einmalig). Ein Exportformat kann für zahlreiche Datenexporte genutzt werden. Eine Änderung des Exportformats ist nur notwendig, wenn weitere oder andere Feldinhalte exportiert werden sollen.
2. Sie recherchieren alles, was Sie exportieren möchten (beliebig oft wiederholbar). Die Datensätze bestimmen den Inhalt des Exports.
3. Sie führen den Export durch (beliebig oft wiederholbar).

Anforderungen an die Datenbank, damit eine von der DDB akzeptierte EAD Datei erzeugt werden kann:
  • ein EAD (DDB)-Exportformat,
  • ein Registerfeld (=Deskriptorenfeld): d.h. eine Gliederung, oder einen Aktenplan, oder eine Klassifikation als Thesaurus,
  • ein Bestandsfeld, das über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung(en) verweist: Die Verzeichnungseinheit (z.B. Akte) und die Bestandsbeschreibung sollte in FAUST, wie in der Vorlagendatenbank Archiv, über ein Assoziatives Referenzfeld (bzw. Index-Referenzfeld), z.B. namens Bestand verknüpft sein. In FAUST EntryArchiv ist das Standard.
    Alternativ: Wenn keine Bestandsbeschreibung vorhanden ist, können für Bestandsangaben in der Feldzuordnung konstante Texte angegeben werden.
  • ein Datumsfeld für die Laufzeit, um die Datierung des Bestandes aufzunehmen. Es sollte kein Text-, sondern ein Datumsfeld sein, damit die Laufzeit in der von der DDB geforderten, normalisierten Form auch exportiert werden kann.
  • ein Sortierformat oder ein sortiertes Ergebnis. Damit die gewünschte Findbuchstruktur erzeugt wird, ist zwingend eine Sortierung gemäß der Klassifikation anzugeben, also z.B. nach Klassifikation und Signatur.

Beim Einrichten eines EAD (DDB)-Exportformats werden Ihnen in FAUST einige Hilfen angeboten:
  • Der EAD (DDB)-Typ ist aus einer Liste auswählbar.
  • Mit dem neuen Format werden sofort die wichtigen Felder für die Tektonik oder für ein Findbuch voreingestellt.
  • Namensgleiche FAUST Datenbankfelder werden sofort zugeordnet.
  • Statt EAD-/XML-Tag Bezeichnungen werden sprechendere Bezeichnungen angeboten.
  • Auswahl der möglichen/erlaubten Tags aus einer Liste.
  • In FAUST EntryArchiv gibt es fertige Exportformate, da alle Felder bekannt sind. Die Exportformate sind dennoch jederzeit änderbar.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch, Kapitel 22.2.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch, Kapitel 21.3.
Website unter der Rubrik Support | Workshop: "Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformats".


 

 

07.08.2017Daten im EAD (DDB) Format an andere Portale übergeben

Aus Ihrer FAUST- bzw. FAUST EntryArchiv-Datenbank können Sie alle oder ausgewählte Daten im EAD (DDB)-Format an die Deutsche Digitale Bibliothek bzw. an das Archivportal-D oder an Archive.NRW übergeben.  ... mehr ›

Wenn Sie Daten im EAD (DDB)-Format an die Deutsche Digitale Bibliothek bzw. an ein anderes Archivportal übergeben möchten, sind nur drei Schritte für die Erstellung der EAD-Abgabedatei erforderlich:
1. Sie richten ein EAD (DDB)-Exportformat ein. In FAUST stehen in der Vorlagendatenbank "Archiv" sowie in FAUST EntryArchiv bereits Exportformate dieses Typs zur Verfügung, diese müssen nur für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden (einmalig). Ein Exportformat kann für zahlreiche Datenexporte genutzt werden. Eine Änderung des Exportformats ist nur notwendig, wenn weitere oder andere Feldinhalte exportiert werden sollen.
2. Sie recherchieren alles, was Sie exportieren möchten (beliebig oft wiederholbar). Die Datensätze bestimmen den Inhalt des Exports.
3. Sie führen den Export durch (beliebig oft wiederholbar).

Anforderungen an die Datenbank, damit eine von der DDB akzeptierte EAD Datei erzeugt werden kann:
  • ein EAD (DDB)-Exportformat,
  • ein Registerfeld (=Deskriptorenfeld): d.h. eine Gliederung, oder einen Aktenplan, oder eine Klassifikation als Thesaurus,
  • ein Bestandsfeld, das über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung(en) verweist: Die Verzeichnungseinheit (z.B. Akte) und die Bestandsbeschreibung sollte in FAUST, wie in der Vorlagendatenbank Archiv, über ein Assoziatives Referenzfeld (bzw. Index-Referenzfeld), z.B. namens Bestand verknüpft sein. In FAUST EntryArchiv ist das Standard.
    Alternativ: Wenn keine Bestandsbeschreibung vorhanden ist, können für Bestandsangaben in der Feldzuordnung konstante Texte angegeben werden.
  • ein Datumsfeld für die Laufzeit, um die Datierung des Bestandes aufzunehmen. Es sollte kein Text-, sondern ein Datumsfeld sein, damit die Laufzeit in der von der DDB geforderten, normalisierten Form auch exportiert werden kann.
  • ein Sortierformat oder ein sortiertes Ergebnis. Damit die gewünschte Findbuchstruktur erzeugt wird, ist zwingend eine Sortierung gemäß der Klassifikation anzugeben, also z.B. nach Klassifikation und Signatur.

Beim Einrichten eines EAD (DDB)-Exportformats werden Ihnen in FAUST einige Hilfen angeboten:
  • Der EAD (DDB)-Typ ist aus einer Liste auswählbar.
  • Mit dem neuen Format werden sofort die wichtigen Felder für die Tektonik oder für ein Findbuch voreingestellt.
  • Namensgleiche FAUST Datenbankfelder werden sofort zugeordnet.
  • Statt EAD-/XML-Tag Bezeichnungen werden sprechendere Bezeichnungen angeboten.
  • Auswahl der möglichen/erlaubten Tags aus einer Liste.
  • In FAUST EntryArchiv gibt es fertige Exportformate, da alle Felder bekannt sind. Die Exportformate sind dennoch jederzeit änderbar.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch, Kapitel 22.2.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch, Kapitel 21.3.
Website unter der Rubrik Support | Workshop: "Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformats".


 

10.07.2017Barcodes

In den FAUST Programmen lassen sich Barcodes als Report ausgeben, z.B. auf Etiketten oder in der Kopfzeile bzw. im Einleitungstext. In FAUST Professional gibt es noch weitere Möglichkeiten, siehe unten. Ein Barcode bzw. Strich-, Balken- oder Streifencode ist eine optoelektronisch lesbare Schrift, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen, Punkten und Lücken besteht. FAUST unterstützt bis zu 120 Barcodes, darunter ein- und zweidimensionale sowie QR-Codes.  ... mehr ›

Wir zeigen Ihnen hier ein paar Anwendungsfälle:

  • Beispiel 1: In jedes Textfeld wird mittels Barcodescanner oder -leser automatisch die abgescannte Kennung übernommen. Der Cursor muss während des Scan-/Lesevorgangs nur in dem betreffenden Feld stehen. In den FAUST Entry-Programmen gibt es in einigen Objektarten, z.B. Bibliothek, ein eigenes Barcode-Feld. Wird der Barcode in dieses Feld aufgenommen, so bietet das den Vorteil, dass er beim Report auch als solcher wieder herausgegeben werden kann.

  • Beispiel 2: In den FAUST Entry-Programmen ist in der Reportbox, im Reiter Format neben der Option Etiketten ein Barcode auszuwählen. Der Barcode wird aus dem Inhalt des gleichnamigen Feldes generiert. Sollte dieses Feld ausgeblendet oder leer sein, so wird auch kein Barcode gedruckt.

  • Beispiel 3: Im FAUST-Ausleihmodul würde es sich z.B. anbieten, das eindeutige Signatur- oder ISBN/ISSN-Feld zu nutzen, um daraus Barcodes für Leihscheine zu generieren. Erstellen Sie dafür ein Reportformat oder verändern Sie ein bestehendes Reportformat (dieses muss in der *.dfd-Reportformatdatei der Datenbank Ausleihe liegen und das Reportformat muss den Namen Leihschein tragen).
    Fügen Sie in dieses die erforderlichen Felder ein und wählen Sie das Menü Einfügen | Barcode aus Feldinhalt. Wählen Sie in der Box das Signatur- oder ISBN/ISSN-Feld, den Barcode-Typ, z.B. Code 128, EAN 13 oder QR-Code, und geben Sie die Breite und Höhe an.
    Beachten Sie bitte, dass die Feldinhalte für den jeweiligen Barcode-Typ bestimmte Anforderungen erfüllen müssen, so müssen z.B. mindestens 13 Zeichen im Feld enthalten sein, wenn der Typ EAN 13 gewählt wird.
    In der Reportvorschau können Sie überprüfen, ob die Einstellungen Ihren Wünschen entsprechen und ein Barcode generiert wird.
    Im Ausleihmodul öffnen Sie das relevante Benutzerkonto, stellen den Cursor auf das ausgeliehene Medium und wählen Sichern | Leihschein drucken.

Es sind natürlich noch weitere Anwendungsfälle möglich, die hier nicht alle aufgeführt werden können.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 19.6.14.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 20.2.1.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 19.2.5.


 

03.07.2017Erfasste und korrigierte Datensätze wiederfinden

Sie können jederzeit Ihre zuletzt erfassten oder bearbeiteten Datensätze einsehen, um z.B. Eingaben nochmals nachzuvollziehen oder Teile zu kopieren. Dies gilt auch über das Programmende hinaus für die nächste Arbeitssitzung, sofern beim Beenden des Programms in der Box die Option Inhalt der Körbe merken bzw. Inhalt der Ergebnisspeicher merken ausgewählt ist.  ... mehr ›

  • In den FAUST-Programmen werden im Reiter Suche mit der Schaltfläche Arbeitskorb alle neu erfassten Objekte und mit der Schaltfläche Korrekturkorb alle korrigierten Datensätze angezeigt.

  • In LIDOS können erfasste oder bearbeitete Datensätze, je nach Wahl, in den Ergebnisspeicher A, B oder C eingestellt, dort eingesehen und ggf. bearbeitet werden.

    Hinweis: Beachten Sie, dass Sie für eine sonstige Recherche einen anderen Korb bzw. Ergebnisspeicher aktivieren, sonst wird dieser mit dem Rechercheergebnis gefüllt! Wenn Sie den Inhalt des Korbes bzw. Speichers dennoch "überschrieben" haben sollten, gelangen Sie über die Objektarten-/Ansichten-Suche und die Funktion Springen zum Letzten am schnellsten zu Ihren zuletzt erfassten bzw. korrigierten Datensätzen.
    Oder Sie nutzen in den FAUST-Programmen die Leistung Korb füllen. Damit werden alle unter Ihrer Anmeldung erfassten Objekte bzw. die letzten x erfassten Objekte in den Arbeitskorb eingestellt.

  • In den FAUST-Programmen können Sie jederzeit auch während der Erfassung oder Korrektur von Datensätzen schnell mal über Menü Prüfen | Arbeitskorb zeigen die erfassten Objekte einsehen und mit Prüfen | Korrekturkorb zeigen alle korrigierten betrachten und ggf. weiter bearbeiten.

  • In LIDOS stehen die Leistungen unter dem Menüpunkt Sonst zur Verfügung.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 17.1.2.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.11.7.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.10.1.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 5.3.


 

26.06.2017Objektarten / Module / Ansichten und Felder ausblenden

FAUST 8 EntryArchiv, FAUST 8 EntryMuseum und LIDOS 8 bieten den großen Vorteil, dass man Objektarten bzw. Module bzw. Ansichten und Felder, die man nicht benötigt, jederzeit ausblenden kann.  ... mehr ›


In diesen Programmen dürfen Sie alle nicht relevanten Objektarten / Module / Ansichten und Felder zeitweilig oder für immer wegschalten. Das bedeutet, dass nur die tatsächlich verwendeten, gezeigt werden. Die Reihenfolge der Objektarten / Ansichten wird dadurch übersichtlicher. Die Erfassungsmasken werden auf den tatsächlichen Bedarf zugeschnitten und ein langes Scrollen erübrigt sich. Das Ein- bzw. Ausblenden von Objektarten / Ansichten und Feldern wirkt sich im Netzbetrieb auf alle Arbeitsplätze aus.
Einige, wenige Felder, wie z.B. Bestand und Signatur, die für das Handling unabdingbar sind, bleiben jedoch immer eingeblendet.
Objektarten / Ansichten oder Felder können jederzeit wieder zugeschaltet werden.

Die Funktion finden Sie unter:
in FAUST 8 EntryArchiv: Datenbank | Datenbank einrichten | Objektarten und Felder.
in FAUST 8 EntryMuseum: Datenbank | Datenbank einrichten | Objektarten und Felder | Objektarten bzw. Felder.
in LIDOS 8: Datenbank | Datenbank einrichten | Ansichten | Ansichten verwalten bzw. Felder, Indizes und Thesaurus | Feldeigenschaften.

Hinweis: Mit der Funktion "Nicht genutzte Felder und Objektarten zeigen" können Sie sehr schnell feststellen, welche Datenbankelemente leer sind und bisher nicht verwendet wurden!

Siehe dazu:
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 4.7.1.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 4.8.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.2.2 und 4.2.1.2.


 

19.06.2017Verlinkungen (Referenzen) zwischen Datensätzen

Sie möchten kenntlich machen, dass zwei oder mehr Datensätze zusammen gehören, dann regelt man dies über Referenzen. Z.B., dass es zu Bestandsobjekten eine Bestandsbeschreibung gibt, welche Beiträge in einem Sammelwerk sind, aber auch, aus welchen Teilobjekten ein Konvolut besteht, aus welcher Akte ein Bauplan oder ein Foto entnommen wurde etc. Referenzfelder sind duplizierbar (außer in LIDOS), so dass natürlich mehrere Verlinkungen möglich sind.  ... mehr ›

Beispiel aus FAUST EntryMuseum: Sie inventarisieren die Werke Ihres Museums in der Objektart Inventar / Katalog und erfassen alle Künstler, die mit Stücken in Ihrem Museum vertreten sind, in der Objektart Künstler und Hersteller.
In der Objektart Inventar / Katalog haben Sie ein Referenzfeld, in diesem Fall ein assoziatives Referenzfeld. In der Feldeigenschaft ist der Referenzindex entweder voreingestellt oder Sie wählen selbst einen aus. Der Referenzindex ist die Liste mit Begriffen, z.B. der Künstler und Hersteller, die während der Erfassung / Korrektur in einem Fenster daneben erscheint, sobald der Cursor im Referenzfeld steht. Um eine Verlinkung (Referenz) herzustellen, wird während der Erfassung / Korrektur nur der Name des betreffenden Künstlers mit Doppelklick aus dieser Liste ausgewählt.
Ob die Verlinkung (Referenz) klappt, ist mit einem Doppelklick auf den Namen zu überprüfen. Sofort wird der zugehörige Künstler-Datensatz angezeigt.

Siehe:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 5.7.8 ff.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.6.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.9.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 6.3.


 

12.06.2017Deskribierung

Als Deskribierung bezeichnen wir die Auswahl von signifikanten Begriffen oder Formulierungen (= Deskriptoren) aus einem Thesaurus (= strukturierte Gliederung) und deren Zuordnung zu einem Datensatz. Die dabei ausgewählten Deskriptoren werden in das Deskriptorenfeld des Datensatzes eingefügt. Mit der Auswahl der Deskriptoren wird eine Beschreibung der verschiedenen Aspekte des Mediums vorgenommen. Im Unterschied zur freien Verschlagwortung sprechen wir hier auch von der kontrollierten Verschlagwortung oder Deskribierung.  ... mehr ›

Beispiel: In Ihrem Thesaurus Materialien haben Sie den Oberbegriff Textil und die Unterbegriffe Seide, Baumwolle, Wolle, Leinen usw.
Ihrem Objekt, einem Wandteppich aus dem 18. Jahrhundert, können Sie nun gezielt den Begriff Seide zuordnen; dies bezeichnet man als Deskribierung.

Vorteile der Deskribierung (= kontrollierten Verschlagwortung):

  • Wenn Sie die Begriffe Ihrer Datenbank kontrolliert verschlagworten, bedeutet dies, dass Sie in der Regel eine inhaltlich strukturierte Datenbank haben, in der Sie und Ihre Benutzer sich leicht zurecht finden werden.
  • Systematisierung und Komprimierung Ihrer Bestände. Möglicherweise bringen Sie durch diese Art der Erfassung Ihre Objekte / Datensätze in eine Ordnung und Reihenfolge, die es bisher so noch nicht gab, aber wesentlich effektiver und übersichtlicher ist.
  • Im Gegensatz zu einer automatischen Verschlagwortung mit Generalinvertierung werden Ihre Listen wahrscheinlich wesentlich kürzer und handlicher sein.
  • Wenn Sie einen Deskriptor, z.B. "Deutschland" nachträglich in "Bundesrepublik Deutschland" umbenennen, steht der neue Deskriptor sofort auch in den Objekten, die noch mit der alten Fassung beschrieben wurden.
  • Mit der Deskribierung wird auch die Grundlage für die präzise inhaltliche Recherche geschaffen: Da jeder Deskriptor für einen bestimmten Sachverhalt steht, findet die Thesaurusrecherche nach einem Deskriptor alle Objekte / Datensätze, die Informationen zum Sachverhalt enthalten.
  • Mit dem Thesaurus werden nicht nur die Deskriptoren und ihre Verwendung, sondern auch ihre Schreibweise, und in einem Legendenfenster ihre Synonyme (BF), Unterbegriffe (UB), Oberbegriffe (OB), gleichrangige (GR), gegensätzlichen (GS) und verwandte Begriffe (VB) kontrolliert. Anhand der Deskriptoren in den Deskriptorenfeldern kann mit der Thesaurusrecherche (FAUST) bzw. mit der Deskriptorenrecherche (LIDOS) inhaltlich gezielt recherchiert werden.
  • Wenn Sie sich für eine kontrollierte Verschlagwortung entscheiden, besitzen Sie durch die Struktur des Thesaurus bereits eine Inhaltsangabe und Navigationshilfe für das Intranet/Internet und müssen hier keine Zusatzarbeit leisten.
  • Wird eine neue Datenbank angelegt, kann ein schon vorhandener Thesaurus einer anderen Datenbank als Zentralthesaurus genutzt werden (nur FAUST). Auch der Import vorhandener Thesauri aus schon bestehenden Datenbanken ist möglich.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 12.10.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.7.1 ff.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 7.6 und 7.7.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.3.3. und 6.3.1.


 

09.06.2017PDF-Druckertreiber (nach)installieren

Damit Sie aus FAUST bzw. LIDOS Ihre Daten in einer PDF-, Word- und RTF-Datei ausgeben können, benötigen Sie den passenden PDF-Druckertreiber. Bei jeder Programm-Installation wird dieser mit installiert. Ob Ihr Programm die aktuelle PDF-Drucker Version besitzt, sehen Sie in der Programmstatus Box, im Reiter Lizenz bzw. im Portal-Reiter Tools / Einstellungen im Reiter Startoptionen. Wenn dort ein OK vermerkt ist, ist alles in Ordnung.  ... mehr ›

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem PDF-Druck haben sollten, dann überprüfen Sie zuerst, ob Sie mit dem aktuellen Service-Level arbeiten und führen ggf. das aktuelle Service-Update durch.

Wenn dies noch nicht zum Erfolg führen sollte, können Sie den PDF-Drucker (nach)installieren:

  • Klicken Sie in LIDOS einfach im Portal, im Reiter Tools auf die Schaltfläche Einstellungen und in der Box, im Reiter Startoptionen auf den Button PDF Drucker installieren.

  • In den FAUST-Programmen gehen Sie in den PDF-Ordner (= Unterordner Ihres Programmordners) und führen die Datei PDF-Installation.exe aus.
    Voraussetzungen: Administrator-Anmeldung: Für die Installation des PDF-Druckertreibers ist die Windows-Systemberechtigung "Laden und Entfernen von Gerätetreibern" erforderlich. Bei allen Windows-Versionen müssen Sie die Datei mit rechter Maustaste und dem Befehl Als Administrator ausführen installieren.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 26.6.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 2.8 (Programmstatus).
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 5.2 (Programmstatus).
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 2.7.1.


 

06.06.2017Indexliste für einen Bestand

In FAUST und FAUST EntryArchiv kann jederzeit eine gewünschte Indexliste eines Bestandes ermittelt, überprüft und als Report herausgegeben werden.  ... mehr ›


In FAUST 8:
  • Gehen Sie in das Portal, in den Reiter Archiv und klicken Sie auf die Schaltfläche Untersuchung der Registerfelder. Das Listenfenster mit allen Beständen wird geöffnet.
  • Markieren Sie den gewünschten Bestand und wählen diesen mit Menü Auswählen | Auswählen oder Doppelklick oder mit aus. Die Box Registereinträge zeigen wird geöffnet.
  • Markieren Sie eines der indexierten Felder und klicken auf Weiter. Eine weitere Box wird geöffnet und zeigt an, welche Einträge in dem ausgewählten Indexfeld vorhanden sind und wie häufig jeder Eintrag vorkommt.
  • Markieren Sie einen Indexeintrag und klicken auf den Button Zeigen. Alle Objekte mit dem markierten Indexeintrag werden in einen Ergebnisspeicher (K) gestellt und gezeigt.

In FAUST EntryArchiv:
  • Mit der Spezialsuche Bestand lassen sich bezogen auf einen ausgewählten Bestand bestimmte thematische Inhalte anzeigen, überprüfen und ggf. bearbeiten. Es können alle Registerfelder der Datenbank untersucht werden.
  • Im Portal im Reiter Suche auf die Schaltfläche Bestand klicken. Eine Box bietet folgende Optionen:
    - Standorte
    - Personenregister
    - Ortsregister
    - Gebäude-/Straßenregister
    - Sachbegriffsregister
    Mit der jeweiligen Option werden alle Standorte bzw. Personennamen bzw. Ortsnamen bzw. alle Gebäude- und Straßenangaben bzw. Sachbegriffe und Körperschaften des Bestands angezeigt. Sie lassen sich in das Feld Standorte bzw. Personen bzw. Orte bzw. Gebäude/Straßen bzw. Sachbegriffe/KS der zugehörigen Bestandsbeschreibung übernehmen.

Report:
Jede Indexliste oder nur die Indizes aus einem Ergebnis können, auch in LIDOS und den FAUST Entry-Versionen, als Report herausgegeben werden. Der Report wird entweder aus der Ergebnisanzeige der Objekte, oder aus der angezeigten Indexliste heraus über Menü gestartet.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 23.6.3.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 19.5.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 17.9.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 11.7.2.


 

30.05.2017Berechtigungen: Neuen Benutzer hinzufügen

Sicherheit spielt in allen Datenbanksystemen eine wichtige Rolle. Es ergeben sich Fragen, die geklärt werden müssen: Welcher Benutzer soll welche Rechte erhalten und wie lange? Und wie richte ich überhaupt Berechtigungen für einen neuen Benutzer ein, der beispielsweise soeben in das Unternehmen eingetreten ist?  ... mehr ›

Wenn für eine Datenbank ein geregelter Zugang geschaffen wird, kann jeder Benutzer individuell angemeldet werden, sofern in den FAUST-Programmen seine Zugangsberechtigung nicht auf den Status Leser oder Gast beschränkt wird oder ausschließlich über eine Gruppenberechtigung erfolgt.

FAUST-Programme:

  • Wählen Sie Hauptmenü Datenbank | Datenbank einrichten | Datenbank | Verwaltung bzw. Datenbank verwalten.
    Im rechten Teil der Box Berechtigungen markieren und auf Weiter klicken. Das Fenster Benutzer-Kennungen mit allen für die aktive Datenbank eingerichteten Benutzerkennungen wird geöffnet.
  • Setzen Sie den Cursor in die Gruppe und auf den Benutzer, hinter dem ein neuer Benutzer eingerichtet werden soll. Beachten Sie dabei, dass der Benutzer automatisch die Rechte dieser Gruppe erbt und nicht darüber hinaus gehende Rechte erhalten kann. Beispiel: Besitzt die Gruppe Studentische Hilfskräfte nicht das Systemrecht Objekte löschen, so darf kein einziger Benutzer dieser Gruppe etwas löschen.
  • Wählen Sie Menü Bearbeiten | Neuer Benutzer oder klicken Sie auf das Icon .
  • Geben Sie in der Box dem Benutzer eine eindeutige Benutzerkennung. Mit dieser Kennung muss sich der Benutzer anmelden, wenn er für den Zugang zur Datenbank seine individuelle Berechtigung nutzt.
  • Treffen Sie die nötigen Festlegungen in der Box.
    Klicken Sie den Systemrechte Button an und legen Sie für den Benutzer die Systemrechte fest. Mit OK bestätigen.
    Klicken Sie den Klassenrechte Button an und legen Sie für den Benutzer die Klassenrechte fest. Mit OK bestätigen.
    Im unteren Teil der Box können Sie bestimmen, ab wann und wie lange die Benutzerkennung gültig sein soll.
  • Abschließend die Anmeldebox mit OK schließen. Die neue Benutzerkennung wird eingefügt.

LIDOS:

  • In LIDOS können Sie Passworte für drei verschiedene Zugriffsmöglichkeiten festlegen.
  • Wählen Sie Hauptmenü Datenbank | Datenbank einrichten | Datenbank | Datenbank verwalten.
    Im rechten Teil der Box Passwort/Benutzer markieren und auf Weiter klicken.
  • In der Box hat man je nach Passwort vollständige (Master-Zugriff), schreibende und lesende oder nur lesende Berechtigung.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 4.2.2.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 21.2.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 4.5.4.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.1.3.5.


 

15.05.2017Legende zum Feld

Während der Erfassung und Korrektur von Objekten / Datensätzen kann die Feldeigenschaft für jedes Feld als Legende eingesehen werden. Zu jedem Feld erhalten Sie Informationen in einer Box, wie das Feld eingerichtet ist, ob es sich z.B. um ein Pflichtfeld handelt und wie viele Zeichen im Feld zulässig sind. Diese Anzeige ermöglicht es einem während der Arbeit mal eben nachzusehen, wie ein indexiertes Feld genau definiert ist, um so die eigenen Einträge genau darauf abzustimmen. Sie haben damit aber auch die Möglichkeit zu überprüfen, ob das Feld für das Internet freigegeben ist oder nicht, und in welchen Objektarten bzw. Ansichten es noch vorkommt.  ... mehr ›

  • Setzen Sie den Cursor in das gewünschte Feld und öffnen Sie mit Menü Hilfe ? | Legende zum Feld oder über rechte Maustaste Legende zum Feld die Feldlegende-Box.
  • Klicken Sie auf den relevanten Reiter um die Einstellungen einzusehen.
  • Schließen Sie die Feldlegende-Box mit Esc oder mit Abbrechen.

Hinweis: Eine Änderung der Feldeigenschaften ist an dieser Stelle natürlich nicht möglich. In FAUST und LIDOS gehen Sie dafür in die Datenbank einrichten Box und ändern dort die Feldeigenschaften. In FAUST EntryArchiv und FAUST EntryMuseum sind die Felder fest vorgegeben und nicht änderbar.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 8.2.10
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.12.1.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.10.3.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.2.1.2.


 

08.05.2017Bedeutung von DigiDok-Feldern

DigiDok-Felder sind in FAUST die Universalfelder, mit denen Sie in Datensätzen alle externen, digitalen Dokumente verknüpfen und (langzeit-) archivieren können, ohne sie direkt in Ihre Datenbank aufnehmen zu müssen. Und das Gute: In FAUST Professional sind die textlichen Inhalte dieser Dateien sogar recherchierbar.  ... mehr ›

  • Mit FAUST verwalten und archivieren Sie digitale Dokumente beliebiger Herkunft und in beliebigen Mengen, also z.B. Office-, Excel-, PowerPoint-, PDF-Dokumente, E-Mails, Grafik- oder Bilddateien, Audio- oder Video-Dateien, HTML- oder MHTM-Dateien.

  • In FAUST kann ein DigiDok-Feld zur Verwaltung und/oder ein DigiDok-Feld zur Archivierung eingerichtet werden.
    Verwaltung bedeutet, dass in FAUST nur ein Link auf das jeweilige DigiDok erzeugt wird. Bei der Archivierung wird das digitale Dokument in einen konfigurierbaren, sicheren Ordner kopiert.

  • Diese Dateien sind in FAUST jederzeit durch Doppelklick anzeigbar, entweder z.B. mit dem integrierten Viewer, oder mit dem Fremdprogramm, mit dem die Datei erzeugt wurde, und das sich auch auf dem Rechner befindet.

  • Zu jedem DigiDok-Feld gibt es Infofelder, diese enthalten u.a. den Dateinamen und die vollständige Pfadangabe des Speicherorts. Beim Speichern des Objekts erhält jedes DigiDok zur Archivierung im Datensatz automatisch einen Hashwert. Anhand des Hashwerts wird bei jedem Aufruf des Objekts geprüft, ob die Datei gleich geblieben ist oder verändert wurde. Weitere Infofelder sind optional hinzufügbar.

  • Die zusätzlichen Infofelder können bei Bedarf die Metadaten des digitalen Dokuments automatisch extrahieren und aufnehmen. Sie haben die Möglichkeit einzelne oder gruppenweise Infofelder hinzuzufügen, für inhaltliche und/oder formale Angaben, wie z.B. Projekt und Dateigröße. Diese bieten so noch mehr Detailinfos und suchbare Kriterien zum digitalen Dokument.

  • Hinweis: In den FAUST Entry-Versionen und in LIDOS werden digitale Dokumente in einem Verknüpfungsfeld, wie der Name schon sagt, verknüpft. Die zusätzlichen Infofelder und umfassende Inhaltsrecherche dazu bietet allerdings nur das große FAUST.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 5.8.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.9.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 6.3.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 6.2.


 

24.04.2017Etiketten drucken

In allen Programmen haben Sie die Möglichkeit mit Reportformaten Etiketten zu bedrucken. Vorgefertigte Reportformate stehen in FAUST EntryMuseum, z.B. für Objektkennkarten mit Barcode, und in FAUST EntryArchiv etwa für Ordnerrücken mit dem Namen des Bestandes, Titel, Signatur und Laufzeit zur Verfügung.
In FAUST und LIDOS können Sie sogar eigene Reportformate für Etiketten erstellen.  ... mehr ›


Hinweise für die Erstellung eines eigenen Etiketten-Reportformats:
1. Beachten Sie, dass die Anzahl der neben- und untereinander stehenden Etiketten im Reportformat natürlich der Einteilung des eingelegten Etikettenpapiers im Drucker entsprechen muss.
2. Falls die Etiketten nicht sofort am Blattrand beginnen, geben Sie den Abstand des 1. Etiketts vom oberen und linken Blattrand an.
3. Wenn auf den Etiketten-Druckbögen ein Steg vorhanden ist, notieren Sie den horizontalen und vertikalen Abstand zwischen 2 Etiketten.
4. Wählen Sie die Objektarten und deren zur Ausgabe vorgesehenen Felder, d.h. die Felder deren Inhalte später auf die Etiketten gedruckt werden sollen.
Bedenken Sie dabei, dass der Inhalt der ausgewählten Felder jeweils auf ein Etikett passen muss; es sollten daher keine Beschreibungs- oder Inhalts-Felder mit umfangreichen Text ausgewählt werden!
5. Für ein optimales Erscheinungsbild geben Sie den Abstand des Textes vom oberen, unteren, linken und rechten Etikettenrand an, damit der Text ein klein wenig eingerückt ist und die Buchstaben nicht unmittelbar am Etikettenrand stehen.
6. Lassen Sie die Option "mit jedem Objekt / Datensatz ein neues Etikett beginnen" eingeschaltet: Denn es ist der Regelfall, dass ein Objekt / Datensatz pro Etikett gedruckt wird. Wenn ein Objekt / Datensatz nicht vollständig auf das Etikett passt, erfolgt der Wechsel zum nächsten Etikett analog zum Seitenvorschub. Mit jedem neuen Objekt / Datensatz wird automatisch auch ein neues Etikett begonnen.
7. Im Expertenmodus können Sie für die ausgewählten Feldinhalte Verfeinerungen vornehmen, z.B. Schriftgröße oder Schriftstärke ändern. In der Reportvorschau sind die Einstellungen sofort zu sehen.
8. Außerdem ist festlegbar, ob die Druckbögen zeilen- oder spaltenweise gefüllt werden und welches Etikett auf dem 1. Blatt als erstes bedruckt werden soll; so können Sie Etikettenpapier nutzen, auf dem z.B. bereits die ersten vier Etiketten entfernt wurden und bei dem das erste Objekt / der erste Datensatz exakt auf dem 5. Etikett ausgegeben wird.

In der Reportbox, im Reiter Formatänderung können Sie das Startetikett jederzeit ändern. Die Angabe hier hat Vorrang gegenüber der Einstellung im Reportformat, Sie dürfen also z.B. statt mit dem 5. mit dem 1. oder 7. Etikett beginnen.

Bevor Sie den endgültigen Ausdruck starten, überprüfen Sie ggf. zuerst mit dem Bildschirm-Druck, ob das Etikettenformat mit seiner Einteilung und der platzierte Text Ihren Vorstellungen entsprechen! Wenn alles in Ordnung ist, starten Sie den Druck.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 18.2.3. und 19.3.5.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 19.2.5.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 20.4.4.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 11.6.


 

18.04.2017Wie stelle ich fest, ob ein Deskriptor bereits im Thesaurus vorhanden ist?

Wenn Sie einen Thesaurus aufbauen oder länger mit einem arbeiten, der vielleicht sehr umfangreich geworden ist, lässt sich natürlich jederzeit feststellen, ob ein Deskriptor schon vorhanden ist oder nicht, oder ob er evtl. mehrmals vorkommt. Nutzen Sie einfach die Suchfunktion.  ... mehr ›

  • In der Thesaurusbearbeitung recherchieren Sie mit Menü Anzeige | Deskriptor suchen bzw. Weitersuchen oder in der Thesaurusanzeige mit Bearbeiten | Suchen bzw. Weitersuchen oder mit Icon bzw. , und können so ggf. auf die Hinzufügung eines gleichnamigen Deskriptors verzichten oder doppelte entfernen.

  • In der Suchbox darf auch die Stringsuche angewendet werden, die Klein- oder Großschreibung spielt keine Rolle. Sie geben z.B. bau ein und finden die Deskriptoren Ackerbau und Bauvorschriften, oder Sie suchen mit dem String wirtschaft und finden Abfallwirtschaftsplanung und Ämter für Landwirtschaft.

  • Mit der Suchbox ist auch die Recherche nach Synonymen (BF), gleichrangigen (GR), gegensätzlichen (GS) oder verwandten (VB) Begriffen möglich.

  • Hinweis: Die Suchfunktion funktioniert unabhängig davon, welche Ebenen des Thesaurus gerade angezeigt werden, oder wo Sie sich aktuell im Thesaurus befinden.

  • Zudem haben Sie die Möglichkeit zu überprüfen, ob namensgleiche Deskriptoren an verschiedenen Stellen im Thesaurus vorkommen, indem Sie in der Bearbeitung eines Thesaurus das Menü Sichern | Deskriptoren auf Eindeutigkeit prüfen wählen. Wenn Deskriptoren mit demselben Namen im Thesaurus gefunden werden, öffnet sich eine Box. Darin werden alle namensgleichen Deskriptoren mit ihren jeweiligen Oberbegriffen aufgelistet.
    - Mit Autom. Umbenennen erhalten alle in der Liste aufgeführten, namensgleichen Deskriptoren eine <X1>, <X2>... Nummerierung zur eindeutigen Unterscheidung, die dem Namen des Deskriptors vorangestellt wird.
    - Mit Umbenennen öffnet sich für den markierten Deskriptor eine Box, in der die neue Bezeichnung eingegeben und mit OK bestätigt wird. Der geänderte Deskriptor steht danach mit dem neuen Namen in der Liste.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 12.5.2.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 15.2.5.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 17.2.1.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.3.3.2.


 

10.04.2017In Indexlisten bewegen

Indexlisten stehen Ihnen an verschiedenen Stellen der Programme zur Verfügung, z.B. während der Erfassung oder Korrektur, wenn der Cursor in einem Indexfeld steht, in der Listenanzeige, in Suchmasken, deren Felder auf einen Index ausgerichtet sind oder während der Expertenrecherche. Bei großen Datenbanken können diese Listen sehr lang sein, wir zeigen Ihnen daher ein paar Wege und Methoden, wie Sie sich in diesen Listen bewegen können und am schnellsten zum gewünschten Begriff gelangen.  ... mehr ›

  • Indexlisten sind überschaubarer, wenn sie kumuliert sind, darum ist die Kumulation voreingestellt. Das bedeutet, wenn z.B. ein Verfasser insgesamt 5 Mal in erfassten Datensätzen vorkommt, steht der Name in der Liste nicht 5 Mal untereinander, sondern nur einmal und davor die Zahl. Die Kumulation wird über Bearbeiten | Index kumulieren ein- bzw. ausgeschaltet.
  • Die Liste wird mit den Cursortasten, mit der Bild-ab bzw. Bild-auf Taste oder mit der Scrollbar gerollt.
  • Alphabetisch springen: Die Liste der Indexeinträge ist immer alphabetisch sortiert. Entsprechend kann man sich in der Indexliste alphabetisch bewegen: Drücken Sie in der Indexliste mehrmals die Ende Taste: Der Balken bewegt sich in der alphabetischen Folge des Anfangsbuchstabens abwärts, z.B. von einem Eintrag, der mit A beginnt, auf den ersten Eintrag, der mit B beginnt, dann auf den ersten Eintrag mit C usw.
    Drücken Sie mehrmals die Pos1 Taste. Der Balken bewegt sich in der alphabetischen Folge des Anfangsbuchstabens aufwärts, z.B. von einem Eintrag, der mit W beginnt, auf den ersten Eintrag, der mit V beginnt, dann auf den ersten Eintrag, der mit U beginnt usw.
  • In jeder Indexliste kann durch Eintippen des bzw. der Anfangsbuchstaben auf den betreffenden Indexeintrag gesprungen werden.
  • Der Eintrag im springen Feld wird entweder mit dem daneben stehenden Icon oder durch Bewegung des Balkens mit Cursor-auf oder Cursor-ab gelöscht.
  • Wenn in den Einstellungen im Reiter Texte/Automatik bzw. Texte die Option Autofunktion für Indexfelder einschalten aktiv ist, kann während der Erfassung bzw. Korrektur die Indexautomatik zur schnellen Erfassung von Indexeinträgen genutzt werden. Das bedeutet:
    Tippen Sie in einem Feld einen Buchstaben auf der Tastatur ein. Der Cursorbalken springt in der parallelen Indexliste auf den ersten Eintrag, der mit diesem Buchstaben beginnt. Tippen Sie einen zweiten Buchstaben ein. Der Balken springt auf den Eintrag, der mit den beiden getippten Buchstaben beginnt usw.
    Wenn es keinen Eintrag gibt, der mit den eingetippten Zeichen beginnt, wird der alphabetisch folgende Eintrag markiert.
  • Einen Eintrag können Sie über die Suchbox mit Bearbeiten | Suchen oder dem Icon ermitteln und mit Bearbeiten | Weitersuchen oder Icon ggf. zum nächsten Eintrag weiterspringen.
  • Während der Erfassung oder Korrektur kann man in jeder Indexliste nach Einträgen suchen, die an irgendeiner Stelle des Indexbegriffes den gesuchten String besitzen. Wählen Sie in der Indexliste das Menü Bearbeiten | Eintrag suchen mit... Wenn Sie z.B. nach Haus suchen, können Sie Bauhaus, Behausung, Schulhaus und Hausdach finden.

Indexeintrag übernehmen:

  • Sobald Sie im Erfassungsfenster die ersten Buchstaben eingetippt haben und der Balken auf dem gewünschten Indexeintrag steht, kann dieser in FAUST mit Bearbeiten | Index holen bzw. in den FAUST Entry-Programmen mit Erfassungshilfen | Index holen bzw. in LIDOS mit Sonst | Index holen übernommen werden. Oder:
  • Sie klicken im Listenfenster den Begriff doppelt an oder übernehmen ihn mit .

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 8.10.2.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.5.9.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.3.5.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 5.11.


 

03.04.2017Arbeitsanweisung (Kommentar) für die Datenbank-Nutzer

Zu jedem Feld kann ein Kommentar verfasst werden, der Regeln oder Arbeitsanweisungen enthalten kann, wie und was im jeweiligen Feld zu erfassen ist, und der von jedem Nutzer während der Arbeit durch einfachen Klick auf den Feldnamen einzusehen ist und genutzt werden darf. In den FAUST Entry-Programmen sind diese Kommentare fest vorgegeben.  ... mehr ›

In FAUST und LIDOS wurden die Standardfelder von uns bereits mit Kommentaren versehen, in denen die Aufgaben dieser für die Vorlagendatenbanken beschrieben werden. Diese Texte sind jedoch jederzeit individuell änderbar. Auch selbst definierte Felder dürfen Sie natürlich kommentieren.

Während der Erfassung oder Bearbeitung eines Datensatzes können Sie sich anhand der Kommentare über die Funktion der einzelnen Felder leicht informieren:

  • Setzen Sie den Cursor im Erfassungsfenster in ein beliebiges Feld, z.B. in das Verfasser Feld. Mit einfachem Mausklick auf den Feldnamen "Verfasser" wird der Kommentar zu diesem Feld angezeigt.

  • Alternativ: Das Menü Hilfe (?) | Kommentar zum Feld blendet den Kommentar ebenfalls ein.

  • Durch Mausklick außerhalb des Kommentars oder mit Esc wird der Kommentar wieder geschlossen.

  • Eigene Kommentare können jederzeit in der jeweiligen Feldlegende-Box im Reiter Kommentar erstellt bzw. geändert werden.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 5.7.2.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.12.2.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.3.1.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 5.1.3.


 

27.03.2017Ergebnis in einen anderen Ergebnisspeicher / Korb stellen

Bei jeder Recherche haben Sie in LIDOS und in den FAUST-Pogrammen die Möglichkeit das Ergebnis in einen bestimmten Ergebnisspeicher bzw. Korb (letzterer nicht in LIDOS) zu stellen. Es kann sinnvoll sein einen anderen Ergebnisspeicher oder Korb zu wählen, wenn Sie z.B. die Datensätze einer vorhergehenden Suche behalten möchten, um schnell wieder darauf zuzugreifen. Ein Klick auf den Speicher genügt, um das darin enthaltene Ergebnis sofort wieder zu sehen, durchzublättern und ggf. zu bearbeiten, zu drucken, zu exportieren, versenden etc..  ... mehr ›

Ergebnisspeicher und Körbe:

  • In FAUST gibt es 11 Ergebnisspeicher und 4 Körbe.
  • In FAUST EntryArchiv und FAUST EntryMuseum gibt es jeweils einen Ergebnisspeicher und 3 Körbe.
  • In LIDOS gibt es 3 Ergebnisspeicher, jedoch keine Körbe.

Ergebnisspeicher bzw. Korb auswählen:

  • Für jede Recherche können Sie auswählen, welcher Ergebnisspeicher bzw. Korb die gefundenen Datensätze aufnehmen soll. Dieser Speicher bleibt so lange voreingestellt, bis Sie einen anderen wählen.
  • Klicken Sie z.B. vor der Suche einfach im Portal, im Reiter Suche den gewünschten Speicher an. Er ist nun aktiviert und nimmt das nachfolgende Suchergebnis auf.
  • Bei vielen Recherchearten, z.B. in Suchmasken, Merkmal- und Expertensuche (letztere nur in FAUST) kann man direkt in der Suchbox den Zielspeicher einstellen.

Ergebnisspeicher bzw. Korb wechseln:

  • Im Portal, im Reiter Suche genügt ein Klick auf einen anderen Ergebnisspeicher oder Korb.
  • In jeder Suchbox, Merkmal- oder Expertensuche etc. darf ein anderer Zielspeicher ausgewählt werden.
  • Während der Anzeige von Objekten/Datensätzen kann mit Icon (das Icon ist je nach angezeigtem Ergebnis unterschiedlich) in einen anderen Ergebnisspeicher gewechselt werden.
  • In FAUST können Sie im Portal, im Reiter Suche mit der Schaltfläche Ergebnis wechseln in die Anzeige eines anderen Ergebnisspeichers springen.
  • Während der Ergebnisanzeige wird der einzelne Datensatz mit Bearbeiten | In den Sammelkorb oder mit Icon in den Sammelkorb übernommen.
  • In der Listenanzeige von LIDOS darf der angezeigte Datensatz mit Bearbeiten | Im Ergebnis C notieren oder Icon in den Ergebnisspeicher C gestellt werden.
  • In LIDOS ist mit Ergebnis | Ergebnis kopieren nach A, B oder C das Suchergebnis in einen anderen Ergebnisspeicher zu übernehmen.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 17.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 3.1.3.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 2.1.3.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 9.1.1.


 

20.03.2017Überprüfung der Reportausgabe

Wenn Sie ein Reportformat erstellen, können Sie in FAUST und LIDOS mit der interaktiven Reportvorschau sofort die Gestaltung des Reports überprüfen, also ob die Ränder, Umbrüche und Textblöcke passen. Aus der Vorschau springt man durch Doppelklick auf den Text eines Feldes sofort auf die zuständige Anweisung im Reportformat. In den FAUST Entry-Programmen sind die Reportformate bereits vorgegeben.
Eine weitere Möglichkeit um in allen Programmen das Reportbild zu überprüfen, gibt es direkt vor der eigentlichen Reportausgabe mit dem "Bildschirm"-Druck, d.h. man lässt sich die Ausgabe erst am Bildschirm anzeigen. Sollte die Gestaltung noch nicht optimal sein, kann man zurück zur Reportformatierung und Änderungen vornehmen ohne Papier zu verschwenden oder unnötige Dateien zu erstellen.  ... mehr ›

Hinweis: Damit in der Reportvorschau etwas zu sehen ist, müssen sich Objekte/Datensätze im aktuellen Ergebnisspeicher befinden!

So gelangen Sie jeweils zur Reportvorschau:
  • Expertenmodus eines Reportformats: Um während der Erstellung eines Reportformats die interaktive Reportvorschau aufzurufen, wählen Sie in FAUST bzw. LIDOS das Menü Sichern | Vorschau oder klicken auf das Icon .

  • Reportbox: Um vor der endgültigen Reportausgabe den Bildschirm-Druck zu starten, klicken Sie in der Reportbox, im Reiter Format bei Reportziel auf das Icon oder wählen im Reiter Ausgabe in ein Bildschirmfenster (in allen Programmen). Betätigen Sie anschließend den Drucken Button und überprüfen Sie die Seiten- und Texteinteilung. Wenn alles in Ordnung ist, starten Sie die finale Druck- bzw. PDF-Ausgabe direkt vom Vorschau-Fenster aus.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 18.2.1 und 18.2.7.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 19.3.1.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 20.2.1
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.4.5.3 und 11.5.


 

13.03.2017Eintrag in einer Indexliste suchen

In jeder Indexliste kann man nach Einträgen suchen, die an irgendeiner Stelle des Indexbegriffes den gewünschten String besitzen.  ... mehr ›

  • Gehen Sie in die Erfassung oder Korrektur eines Objekts / Datensatzes.
  • Setzen Sie den Cursor in ein Indexfeld. Die dazu gehörige, alphabetische Indexliste wird im Fenster daneben sichtbar.
  • Wählen Sie in der Indexliste das Menü Bearbeiten | Eintrag suchen mit und geben Sie die Zeichenfolge des gesuchten Wortes in das Suchfeld ein, im abgebildeten Beispiel ist dies glas.

    Bestätigen Sie mit OK. Sofort erscheint eine Box mit allen gefundenen Indexeinträgen, die diesen Bestandteil enthalten.

  • Markieren Sie den relevanten Eintrag und übernehmen Sie diesen in Ihr Indexfeld mit Doppelklick oder OK.
  • Anschließend können Sie bei Bedarf eine weitere Suche durchführen.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 8.10.2.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.3.5.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.5.9.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 5.11.3.


 

06.03.2017Feldinhalt aus Vorgängerobjekt holen

Bei der Erfassung von Objekten / Dokumenten ist es sinnvoll, ähnliche Objekte / Dokumente nacheinander zu erfassen, um Einträge des Vorgängerobjektes zu nutzen:  ... mehr ›


  • Gehen Sie in die Erfassung neuer Objekte bzw. Dokumente.
  • Notieren Sie in der Objektart bzw. Ansicht alle Daten, die erforderlich sind.
  • Speichern Sie das Objekt mit Menü Sichern | Objekt speichern oder . In LIDOS: Sichern | Dokument speichern. Die leere Objektart / Ansicht wird erneut angeboten.
  • Setzen Sie den Cursor in ein Feld, das im Vorgängerobjekt ebenfalls genutzt wurde.
  • In FAUST bzw. LIDOS: Menü Bearbeiten | Letzte Erfassung holen oder Icon : In FAUST EntryArchiv bzw. FAUST EntryMuseum: Erfassungshilfen | Letzte Erfassung holen. Der Feldinhalt des Vorgängerobjekts wird einkopiert. Das funktioniert für alle Felder (Ausnahme: Bildfeld und DigiDok-Feld)!

    Beachten Sie: Als Vorgängerobjekt gilt immer das zuletzt erfasste Objekt derselben Objektart bzw. Ansicht! Für Felder, die im Vorgängerobjekt leer geblieben sind, kann auch kein Inhalt "geholt" werden. Bei dieser Funktion greift FAUST, FAUST EntryArchiv und FAUST EntryMuseum automatisch auf die im Arbeitskorb stehenden Objekte zurück. Dort werden die neu erfassten Objekte automatisch eingestellt.

Siehe auch:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 8.12.4.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.3.11.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.5.8.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 5.15.


 

27.02.2017Vorbesetzung von Feldern

Vorbesetzte Felder sind immer dann vorteilhaft, wenn eine Reihe von Objekten / Dokumenten nacheinander zu erfassen sind, die in einem oder in mehreren Feldinhalten übereinstimmen. Die Vorbesetzung funktioniert für alle Feldtypen (Ausnahme: Bildfeld und DigiDok-Feld).  ... mehr ›

Vorgehensweise:

  • Gehen Sie in die Erfassung eines Objekts bzw. Dokuments.
  • Notieren Sie in der Erfassungsmaske alle Daten, die erforderlich sind.
  • Setzen Sie jetzt nacheinander den Cursor in die Felder, deren Inhalt als Vorbesetzung für die nächsten Objekte / Dokumente genutzt werden soll, und wählen Sie in FAUST bzw. LIDOS jedes Mal für diese Felder Menü Bearbeiten | Vorbesetzung ein/aus. In FAUST EntryMuseum und FAUST EntryArchiv: Erfassungshilfen | Vorbesetzung ein/aus. Der Feldinhalt wird danach blau dargestellt. Das ist die Signalfarbe für die Vorbesetzung.
    Schneller geht es an dieser Stelle mit rechter Maustaste und dem Angebot im Kontextmenü.
  • Wenn das Objekt komplett erfasst ist und alle in Frage kommenden Felder vorbesetzt sind (blaue Farbe), wird das fertige Objekt mit Menü Sichern | Objekt speichern oder gesichert. In LIDOS mit Menü Sichern | Dokument speichern.
  • Sofort wird die Erfassungsmaske für das nächste Objekt bzw. Dokument mit den bereits vorbesetzten Feldeinträgen angeboten.

Die Vorbesetzung eines Feldes gilt natürlich nur für die jeweilige Objektart / Ansicht. Das heißt: Sie dürfen zur gleichen Zeit für jede Objektart / Ansicht eine eigene Vorbesetzung nutzen! Im Netzwerk gilt die Vorbesetzung natürlich nur für den jeweiligen Arbeitsplatz.

Die Vorbesetzung eines Feldes ist so lange gültig, bis ein anderer Text für das Feld vorbesetzt wird oder bis die Vorbesetzung explizit aufgehoben wird. Das geht so:
  • Cursor in das Feld mit blauer Schrift setzen.
  • In FAUST bzw. LIDOS: Menü Bearbeiten | Vorbesetzung ein/aus. In FAUST EntryMuseum bzw. FAUST EntryArchiv: Erfassungshilfen | Vorbesetzung ein/aus. Die Vorbesetzung wird ausgeschaltet und der Text wieder normal dargestellt.

Siehe auch:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 8.12.2.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.3.10.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.5.7.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 5.15.


 

20.02.2017Alle nicht genutzten Felder suchen

Es gibt eine Funktion, mit der alle nicht genutzten Felder aufzuspüren und ggf. auszublenden oder zu löschen sind. Dies ermöglicht es Ihnen, die Objektarten bzw. Ansichten zu verschlanken und genau auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.  ... mehr ›

  • Um alle nicht genutzten Felder zu ermitteln, gehen Sie in FAUST in die Datenbank einrichten Box, wählen Sie links Datenbank und darunter Info bzw. Info zur Datenbank. Markieren Sie rechts Nicht genutzte Felder, Indizes und Objektarten zeigen und bestätigen Sie mit Weiter oder Doppelklick. In der Box können Sie z.B. Felder, die in keiner Objektart genutzt werden markieren, rechts werden diese, falls vorhanden, sofort angezeigt. Oder Sie können spezifischer z.B. nach leeren Bild- oder Deskriptorenfeldern suchen. Leere Felder dürfen hier auch gelöscht werden.

  • In LIDOS finden Sie die Leistung an gleicher Stelle unter der Bezeichnung Nicht genutzte Felder, Indizes und Ansichten zeigen und in den Entry-Versionen unter dem Aufruf Nicht genutzte Felder und Objektarten zeigen.

  • In LIDOS dürfen beliebige Felder ausgeblendet, aber nur eigene gelöscht werden.

  • In FAUST EntryArchiv und FAUST EntryMuseum sind alle Felder fest vorgegeben, diese sind nur ausblendbar, aber nicht zu löschen.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 4.1.4.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 5.5.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 4.6.3.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.1.4.5.


 

13.02.2017Bildinformationen

Zu jedem Bild, das in ein Bildfeld aufgenommen wurde, lassen sich jederzeit die wesentlichen Bildinformationen abrufen. So können Sie z.B. sofort sehen, in welchem Format das Bild ursprünglich eingelesen wurde, und ob es nachträglich verändert wurde. Die Infos erhalten Sie in jeder Großbildanzeige und im Bildkontrolle-Fenster über Menüfunktion bzw. Icon.  ... mehr ›


Bildinformationen sind:
  • Schwarz-Weiß-, Grau- oder Farbbild
  • Anzahl der dpi
  • Größe des Bildes in Pixel
  • Abmessung in mm
  • Dateigröße in KB oder MB
  • Unveränderte Bilddatei, oder
  • falls das Bild komprimiert wurde, Angabe der KB bzw. MB und Kompression in %
  • Größe des Kleinbildes in KB und Pixel
  • Info, ob das Bild nachträglich, d.h. im FAUST-Programm oder LIDOS bearbeitet wurde
  • Datum und Uhrzeit des Einlesens
  • Zugriffspfad, d.h. der Pfad, in dem sich das Bild im FAUST bzw. LIDOS internen Format nach dem Einlesen befindet, inklusive Angabe des Bildordners, der Objekt- und internen Bildnummer.
    Beispiel: g:\faust8\bildar01.vol\bi000248.003.
    248 = Objektnummer und 3 = Nummer des Bildes, das in diesem Objekt jemals gespeichert wurde.
  • Speichertyp, z.B. Festplatte (Anzeige nicht in LIDOS)
  • Nummer des Volumes (nicht in LIDOS)

Hinweis: Sie können in FAUST auch Bilder in DigiDok-Feldern verknüpfen und deren Metadaten in Infofelder des DigiDok-Verbundes extrahieren, so werden diese Angaben sichtbarer und suchbarer Bestandteil der Datensätze.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 14.6.7.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.8.6.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 18.6.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 6.5.10.


 

06.02.2017Unterschied zwischen Indexierung und Invertierung

Invertierung bzw. Indexierung ist in der jeweiligen Feldeigenschaft, je nach Programm, entweder festgelegt oder selbst einstellbar.

Mit der Invertierung werden zugeordnete Text- und Deskriptorenfelder wortweise in einer Liste aufbereitet. Der Kontext der Worte, etwa der enge Zusammenhang von Familienname und Vorname, spielt dabei keine Rolle. So erzeugt die Invertierung aus allen Wörtern in den invertierten Feldern eine alphabetische Wortliste.

Anders die Indexierung: Für Textfelder, ganzzahlig-numerische Felder oder Datumsfelder können die Feldinhalte indexiert werden. Die Inhalte von Textfeldern, die einem Index zugeordnet sind, werden nach bestimmten Regeln und Zeichen, z.B. Nachname, Komma, Vorname, ausgewertet. Das bedeutet, dass auch mehrteilige Begriffe, wie z.B. Einstein, Albert: Physiker / Nobelpreisträger, als ein Eintrag in einer alphabetischen Liste geführt werden und recherchierbar sind.
Hinweis: Eine Indexierung ist allerdings nicht bei langen Feldinhalten, wie z.B. beim Feld Enthält, Darin oder Beschreibung, sinnvoll, da damit mehr als die gewünschten Begriffe zum Indexeintrag aufgebaut werden.

Fazit: Mit der Indexierung können Sie Einträge feiner und detaillierter auflisten.  ... mehr ›

Siehe:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 6.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 7.5.9, Textrecherche = Generalinvertierung.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.3.5, Textrecherche = Generalinvertierung.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 5.11, Volltextsuche = Generalinvertierung.

Anmerkung: Die Generalinvertierung bzw. Textrecherche oder Volltextsuche ist eine Standardeinstellung in der Feldeigenschaft. Damit ist die Suche über indexierte, nicht indexierte Textfelder und über Deskriptorenfelder möglich.


 

23.01.2017Alle Internet-gesperrten Felder suchen

Bevor Sie mit Ihrer Datenbank online gehen, möchten Sie sicherlich überprüfen, welche Felder für das Internet gesperrt sind, um sicherzugehen, dass keine vertraulichen Daten nach außen gelangen. Dies können Sie in allen Programmen sehr schnell feststellen.  ... mehr ›


  • In FAUST haben Sie alle Internet-gesperrten Felder auf einen Blick in der Datenbank einrichten Box. Klicken Sie auf Felder und Zugriffsarten und dann auf Feldeigenschaften. Rechts sehen Sie unter der Überschrift Internet, welche Felder für das Internet gesperrt sind. Wenn nichts dabei steht, ist das Feld freigegeben. Mit Doppelklick auf ein Feld gelangen Sie in die Feldlegende-Box und können dieses im Reiter Sicherheit für das Internet freigeben oder sperren.

  • In den FAUST Entry-Programmen sehen Sie dies in der Datenbank einrichten Box, indem Sie auf Objektarten und Felder und dann auf Felder klicken rechts in der Box. Mit Doppelklick auf ein Feld kann in der zugehörigen Box die Freigabe oder Sperre gesetzt werden.

  • In LIDOS markieren Sie in der Datenbank einrichten Box Felder, Indizes und Thesaurus und darunter Feldeigenschaften. Rechts in der Box wird die Internet-Relevanz angezeigt. Mit Doppelklick auf ein Feld kann in der Box, im Reiter Allgemein die Freigabe oder Sperre gesetzt werden.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 5.7.2 ff. und 5.14.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 4.8.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 4.8.2.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 4.1.3.3.


 

16.01.2017Kopf-/Fußzeilen für einen Report ändern

Die im Reportformat festgelegten Kopf- und Fußzeilen können jederzeit für den Report durch andere Texte ersetzt oder ausgeschaltet werden. Zuständig ist der Reiter Kopf-/Fußzeile in der Reportbox.  ... mehr ›

Das bedeutet, die Einstellungen und Angaben in der Reportbox haben immer Vorrang:

  • Wenn Sie Individuell einschalten, werden nur die in der Reportbox festgelegten Kopf-/Fußzeilen verwendet. Sie können das Design wählen, den Namen der Einrichtung, Titel des Reports sowie eine Anmerkung eingeben. Schrift-, Schriftgröße und Textauszeichnungen, wie z.B. fett, kursiv oder unterstrichen, sind einstellbar. In der Box sehen Sie sofort ein Muster Ihrer Texte und Einstellungen. Die Länge der Einträge ist dem gewünschten Erscheinungsbild ggf. anzupassen bzw. durch die Wahl kleinerer Fonts zu optimieren.
    Hinweis: Mit dem Button Logo drucken kann in den FAUST Entry-Programmen in den Kopfzeilen ein eigenes Logo hinzugefügt werden.
  • Wenn Sie den Wert Standard einschalten, werden die Kopf- oder Fußzeilen so gesetzt, wie im verwendeten Reportformat festgelegt. Wenn das verwendete Reportformat keine Kopf- oder Fußzeilen besitzt, wird dafür auch nichts gesetzt.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 18.2.4.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 19.3.4.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 20.2.4.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 11.4.4.


 

11.01.2017Individuelles Datenbank-Icon im Internet/Intranet

Jede Datenbank ist standardmäßig vom Programm aus mit einem Icon versehen. Es dient der speziellen Kennzeichnung, damit der sofortigen Erkennung und dem schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Datenbanken. In allen FAUST-Programmen können Sie für Ihre jeweilige Datenbank ein individuelles Datenbank-Icon einfügen, z.B. Ihr Archiv-, Museums- oder Firmen-Logo. Dieses Icon kann auf Wunsch auch im Intranet bzw. Internet präsentiert werden. Sie dürfen aber auch für die Darstellung mit FAUST Intranet bzw. mit dem FAUST iServer ein anderes individuelles Datenbank-Icon einstellen.  ... mehr ›


Ein individuelles Icon wählen Sie in der jeweiligen FAUST Datenbank, in der Box "Datenbank-Icon und Kommentar" und mit dem Button "Icon ändern" aus:
  • Verwenden Sie für das Icon eine BMP- oder JPG-Datei.
  • Ein individuelles Icon sollte optimal bzw. mindestens 128 x 128 px groß und nicht komprimiert sein (bmp-Datei)!
  • Für die Transparenz wird das 1 px des Icons unten links verwendet.

Falls Sie für die Öffentlichkeit ein anderes Datenbank-Bild wünschen, notieren Sie in der Box "Festlegungen für das Internet", im Reiter Icon den Namen der Bilddatei. Wenn die Datei nicht im Datenbank Ordner liegt, geben Sie den vollständigen Pfad und Ordner an.
Damit das Datenbank-Icon im FAUST iServer sichtbar wird, schalten Sie in der Basisprojektdatei, im Kapitel "Sitemap" den Parameter Datenbank-Icon auf "zeigen".

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 4.1.1.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 4.6.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 4.5.1.
FAUST iServer 8 Handbuch: Kapitel 19.5.


 

19.12.2016Schnellverschlagwortung bzw. Direkt klassifizieren

Mit der Funktion Schnellverschlagwortung können in FAUST aus der Anzeige eines Suchergebnisses heraus komfortabel und schnell die Objekte zusammen mit den Indexlisten sowie den Thesauri angezeigt werden. Die indexierten Felder und Deskriptorenfelder aus dem Suchergebnis dürfen damit sofort korrigiert und bearbeitet werden, ohne dass für jedes Objekt zunächst in den Arbeitsbereich der Korrektur gewechselt werden muss.
In FAUST EntryArchiv können mit der Funktion Direkt klassifizieren die Objekte zusammen mit dem Thesaurus Klassifikationen angezeigt und sofort deskribiert werden.  ... mehr ›

Voraussetzung: In FAUST müssen die Objekte im Suchergebnis mindestens ein indexiertes Feld oder ein Deskriptorenfeld enthalten.
In FAUST EntryArchiv gibt es standardmäßig den Thesaurus Klassifikationen und das Deskriptorenfeld Klassifikation ist bereits in jeder Objektart vorhanden.

Vorgehen:

  • Stellen Sie alle Objekte in einen Ergebnisspeicher oder Korb, die Sie jetzt verschlagworten oder deskribieren möchten.
  • Mit Klick auf die Trefferzahl werden die Objekte angezeigt.
  • In FAUST werden mit Menü Ergebnis | Schnellverschlagwortung die Objekte zusammen mit den Indexlisten sowie den Thesauri angezeigt.
  • In FAUST EntryArchiv werden mit Menü Ergebnis | Direkt klassifizieren die Objekte zusammen mit dem Thesaurus Klassifikationen angezeigt.
  • Mit Menü Felder kann in FAUST zwischen den Thesauri und Indexlisten gewechselt werden, die im angezeigten Objekt vorkommen.
  • Ein Index bzw. Deskriptor kann aus der Liste, wie gewohnt, mit Doppelklick dem Datensatz zugewiesen werden.
  • Alle Arbeitsschritte sind sofort und ohne zu speichern gültig.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 9.9.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 19.2.


 

24.10.2016FAUST 8 EntryArchiv: Nutzung von Registratur - Zwischenarchiv - Archiv

In FAUST EntryArchiv gibt es vorbereitete Datenbanken mit bereits eingerichteten Objektarten, Feldern und allem, was dazu gehört. Zur Verfügung stehen u.a. die Datenbanken Registratur, Zwischenarchiv und Archiv. Hier beschreiben wir kurz, wozu diese dienen und wie sie zu nutzen sind.  ... mehr ›


Registraturdatenbank:

  • Es können beliebig viele Registraturdatenbanken angelegt werden. Aus praktischen Gründen empfiehlt es sich aber, es bei einer Registraturdatenbank zu belassen. In der Registraturdatenbank können alle noch nicht abgeschlossenen Vorgänge erfasst werden. Die Registratur einer Akte erfolgt in gewünschter Ausführlichkeit. Die dafür zur Verfügung stehende Erfassungsmaske Akte entspricht weitgehend der gleichnamigen Maske in der Archivdatenbank, obwohl für die Registratur natürlich viel weniger Felder benötigt werden. Aber die Ähnlichkeit der Erfassungsmasken erleichtert die Übernahme von Daten aus der Registratur in das Archiv oder Zwischenarchiv.

Zwischenarchivdatenbank:

  • Es dürfen beliebig viele Datenbanken als Zwischenarchiv angelegt werden. Allerdings wird man aus praktischen Erwägungen die Zahl der Zwischenarchive möglichst gering halten. Aus FAUST-Sicht gibt es keine Hindernisse, alle Zwischenarchive in einer einzigen Zwischenarchivdatenbank zu führen.
    Die Zwischenarchivdatenbank dient der Aufnahme solcher Archivalien, die voraussichtlich nicht archivwürdig sind, aber eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen. Über die Zwischenarchivdatenbank hat auch die abgebende Stelle schnellen Zugriff auf die Unterlagen.
    Die Erfassung der Daten im Zwischenarchiv erfolgt in gleicher Weise wie für die Archivdatenbank, nur dass hier in der Regel die Verzeichnung weniger ausführlich ist. Das Zwischenarchiv kennt nur 5 Erfassungsmasken, die aber mit den entsprechenden Erfassungsmasken der Archivdatenbank weitgehend übereinstimmen.

Archivdatenbank:

  • Eine Datenbank vom Vorlagetyp Archiv umfasst alle Daten für die längerfristig angelegte Arbeit im Archiv. Das sind sämtliche Archivalien aller erschlossenen Bestände. Diese Datenbank umfasst 21 Erfassungsmasken, z.B. Akte, Buch, Baupläne, Bibliothek, Akzessionen und Kassationen.
  • Auch Datenbanken vom Vorlagetyp Archiv dürfen in beliebiger Zahl angelegt werden. Das ist aber selten sinnvoll. In der Datenbank vom Typ Archiv sollten alle Daten enthalten sein, die im Zusammenhang genutzt werden, z.B. auch bei bestandsübergreifenden Recherchen. Eine Datenbank dieses Typs verwaltet beliebig viele Bestände und ist der Größe nach nicht beschränkt! Ggf. wird man weitere Datenbanken dieses Typs für spezielle Aufgaben anlegen, etwa um separate Fotobestände aufzubauen, oder um eine andere Datenbank für die Archivbibliothek anzulegen.

Übernahme von Datensätzen aus einer Datenbank in die andere:

Wenn Sie z.B. Datensätze aus der Registraturdatenbank in die Archivdatenbank übernehmen möchten, so geht dies sehr einfach:
  • Öffnen Sie beide Datenbanken.
  • Recherchieren Sie in der Registraturdatenbank alle Objekt, die Sie überführen möchten.
  • Aktivieren Sie dann die Archivdatenbank als Importziel und klicken Sie im Reiter Tools auf die Schaltfläche Datenimport.
  • Markieren Sie in der Box das Importformat direkter Import: Objekte aus Ergebnis und wählen die Option aus Ergebnis. Mit OK fahren Sie fort.

Siehe dazu:
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 13 und 14.


 

04.10.2016Rote, gelbe, grüne Worte übernehmen

Bei der Erfassung von Objekten will man oft bestimmte Wörter oder Texte, die in "normalen" Textfeldern stehen, zusätzlich in einem anderen Feld, z.B. als Indexeinträge notieren. Dieser Text muss nicht noch mal getippt oder hinein kopiert werden. Textfelder können automatisch Text aus anderen Feldern aufnehmen.  ... mehr ›

Damit dieser Automatismus funktioniert, muss man in FAUST für ein Textfeld flexibler Länge in der Feldeigenschaft die besondere Verwendung Rote Worte übernehmen oder Gelbe Worte übernehmen oder Grüne Worte übernehmen eingeschaltet haben.
Während der Erfassung bzw. Korrektur werden die Wörter, die automatisch in dieses Feld flexibler Länge übernommen werden sollen, mit Bearbeiten | Rot markieren oder Gelb markieren oder Grün markieren gekennzeichnet.
Sobald das Objekt zwischengespeichert oder gespeichert wird, werden die markierten Wörter automatisch in das Feld mit besonderer Verwendung gestellt. So kann man z.B. Personennamen oder Schlagwörter aus den Inhalten anderer Felder gezielt übernehmen.

In FAUST EntryArchiv ist diese Leistung vordefiniert und steht über das Menü Erfassungshilfen zur Verfügung:
  • Wort in das Personenfeld kopieren (Rot)
  • Wort in das Ortefeld kopieren (Gelb)
  • Wort in das Sachbegriffefeld kopieren (Grün)
  • Mit Farbige Texte interpretieren werden die farbig markierten Wörter in die dafür vorgesehenen Zielfelder extrahiert.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 8.12.3.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 5.3.12.


 

30.08.2016Shortcuts

Hier finden Sie eine Liste mit Shortcuts, d.h. Tasten und Tastenkombinationen, für einige wichtige Funktionen.  ... mehr ›

Shortcuts in FAUST 8 EntryArchiv


 

29.08.2016Unterschied zwischen Thesaurus Bestandstektonik und Klassifikationen

In FAUST gibt es bei Verwendung der Vorlagendatenbank Archiv sowie in FAUST EntryArchiv standardmäßig die Thesauri Bestandstektonik und Klassifikationen. Hin und wieder taucht die Frage auf, was denn der Unterschied zwischen beiden sei? Hier die Antwort:
  • Der Thesaurus Bestandstektonik ist quasi das große Gerüst, er enthält die Deskriptoren zur Beschreibung der Bestände.
  • Der Thesaurus Klassifikationen dient den Feinheiten, er enthält die Gliederungen der einzelnen Bestände. Die Namen der Bestände stehen auf oberster Ebene. Die Klasse der Gliederungen (Deskriptoren) stehen darunter.
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  • Im Thesaurus Bestandstektonik werden die Bestände in Gruppen, Abteilungen oder Sammlungen gegliedert. Dies erfolgt entweder nach Provenienzen und zeitlichen Zäsuren, oder nach Sachthemen. Der Thesaurus Bestandstektonik spiegelt den Aufbau des Archivs wieder.
    Als Findmittel ermöglicht die Tektonik einen systematischen Zugang zum Archivgut und die Auswahl von Findbüchern.
    Die Einordnung eines Bestands in die Tektonik ist Teil der Bestandsbeschreibung. Die Bestandstektonik wird genutzt, um Beständeübersichten zu generieren, z.B. um sie als PDF-Datei herauszugeben, oder um sie im Internet zu präsentieren.
  • Der Thesaurus Klassifikationen kann viele verschiedene Gliederungen, wie z.B. im Bayerischen Einheitsaktenplan, aufnehmen.
    Jede Gliederung im Thesaurus besteht aus einem Deskriptor auf der obersten Ebene.
    Dieser oberste Deskriptor einer Gliederung ist der Bestandsdname und wird in aller Regel nicht für die Klassifikation verwendet.
    Unterhalb des Bestandsnamens befinden sich die Gliederungsklassen, die für die Klassifikation der Objekte verwendet werden.
    Findbücher nutzen die Gliederung des Bestands zur Strukturierung des Findbuchs.
    Die Gliederung erscheint auch als Inhaltsverzeichnis mit Seitenverweis im Findbuch.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 12.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 7.


 

23.05.2016Alle Bilder eines Ordners einlesen

In allen Programmen können Sie gleich mehrere Bilder auf einmal oder eines gesamten Ordners importieren.
In FAUST Professional gibt es sogar die Möglichkeit alle Bilder eines Ordners und auch dessen Unterordner in den Import einzubeziehen.
Dies spart gerade bei großen Bildmengen enorm viel Zeit und verhindert, dass Bilder vergessen werden.  ... mehr ›

Weg: In FAUST ist im Reiter Erfassen die Schaltfläche Bildstapelimport zuständig und in den EntryVersionen finden Sie die Schaltfläche Bildstapel im Reiter Tools. Dabei markieren Sie die Objektart, in die importiert werden soll, außerdem können Sie wählen, ob Sie
  • ein Neues Objekt für jedes Bild;
  • Alle Bilder zu einem neuen Objekt; oder
  • Bilder vorhandenen Objekten zufügen möchten.

Hinweis: In allen FAUST-Programmen und in LIDOS können Sie in der Erfassung / Korrektur über das Menü Bilder | Bild(er) importieren mehrere Bilder auf einmal importieren, indem Sie diese mit der Maustaste und gedrückter Strg-Taste markieren und mit dem Button Öffnen in Ihren Datensatz einfügen.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 14.7.5 ff.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 13.2 ff.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 6.1.5 ff.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 6.5.2.


 

18.04.2016Korrektur vieler Datensätze

Wenn Sie mehrere oder sehr viele Objekte / Datensätze auf die gleiche Weise korrigieren bzw. ändern möchten, nutzen Sie am besten die Gruppenkorrektur. Damit nehmen Sie in einem Schritt und sehr schnell die gewünschten Änderungen vor. Sie können z.B. Feldinhalte löschen, ersetzen oder in ein anderes Feld verschieben, aber auch Formatierungsmerkmale ändern, etwa mit ^z Zeichen an einer bestimmten Stelle einen festen Zeilenwechsel oder mit ^a Zeichen eine Absatzmarke einfügen.  ... mehr ›


Sichern Sie Ihre Datenbank bevor Sie eine Gruppenkorrektur durchführen!
ACHTUNG: Nach der Gruppenkorrektur sind die damit erzielten Veränderungen gültig. Sie können nicht wieder automatisch rückgängig gemacht werden. Auch wenn die Gruppenkorrektur abgebrochen wird, sind die bis dahin vorgenommenen Korrekturen gültig.

  • Zunächst werden alle Objekte / Datensätze, die auf dieselbe Weise korrigiert werden sollen, in einen Ergebnisspeicher gestellt. Deshalb geht einer Gruppenkorrektur fast immer die Recherche der zu korrigierenden Objekte / Datensätze voraus.
  • Danach wird die Gruppenkorrektur für die im Ergebnisspeicher stehenden Datensätze ausgeführt.
    Hinweis: Gruppenkorrekturen lassen sich allerdings nicht immer bzw. nicht immer vollständig durchführen, z.B. wenn Datensätze noch in Bearbeitung sind, oder wenn Sie Texte aus einem Pflichtfeld löschen möchten, bei Ihren Eingaben die festgelegten Min- und Maxwerte überschreiten oder ähnliches.
    Falls die Gruppenkorrektur nicht vollständig durchgeführt werden kann, erscheint eine Meldung und Sie können entscheiden, ob der Ablauf fortgesetzt werden soll. Die nicht korrigierten Objekte werden in FAUST in den Ergebnisspeicher K eingestellt.

Hinweis: Wenn Sie einen Indexeintrag gleich in allen Datensätzen ändern möchten, in dem dieser Eintrag vorkommt, nutzen Sie am besten die Leistung "Schreibweise angleichen". Diese Funktion ist in jeder Indexliste über das Menü Bearbeiten verfügbar.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 9.6.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 17.5.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 19.4.
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 8.


 

12.10.2015Wie ist das beste Datenbankkonzept?

Wenn Kunden zum ersten Mal mit unseren Programmen arbeiten, stehen Sie häufig vor der Frage, ob Sie für Ihre Bestände eine oder mehrere Datenbanken anlegen sollen? In diesem Tipp möchten wir Ihnen die Vor- und Nachteile jeder Variante zeigen.
Beispiel: Sie möchten in FAUST EntryMuseum oder FAUST für Ihr Museum die Bestände einer dauerhaften Sonderausstellung, des allgemeinen Sammlungsgutes, die Objekte von Ausstellungen, Künstler, Hersteller, Versicherungen sowie die Literatur der Museumsbibliothek erfassen.  ... mehr ›

Gründe für das Anlegen mehrerer Datenbanken:
  • Sie möchten absolut geschützte Daten, z.B. zu Personen, digitalisieren.
  • Es handelt sich z.B. um ein zentrales Museum und seine Zweigstelle, dessen Werke völlig unterschiedlich sind, die anders recherchiert und separat im Internet dargeboten werden sollen.
  • Wenn Sie mehr als 16. Millionen Objekte pro Datenbank hätten; dies ist die maximale Kapazität, dürfte aber in der Praxis kaum überschritten werden.

Gründe für das Anlegen nur einer Datenbank:
  • Für alle Themen stehen passende Objektarten zur Verfügung.
  • In FAUST können jederzeit neue Objektarten kreiert werden. Alle Felder darin sind frei benenn- und gestaltbar.
  • Das Handling ist einfacher: Es müssen nicht mehrere Anzeige-, Sortier- und Reportformate eingerichtet werden, sondern sie sind gemeinsam nutzbar.
  • Gemeinsame Indexlisten: Indizes, z.B. Personen, können in einer Liste geführt werden. Das Gleiche gilt für einen Thesaurus u. seine Deskriptoren.
  • Verwaltungs- und Zeitersparnis: Berechtigungen einrichten, Festlegungen für das Internet, Gruppenkorrekturen und Wartung der Datenbank müssen nur in einer Datenbank durchgeführt werden.
  • Der Hauptgrund für nur eine Datenbank ist aber folgender: Eine Recherche bezieht sich auf den gesamten Bestand der Datenbank. Dies ist besonders relevant, wenn Sie Ihre Datenbank im Internet präsentieren möchten: Der User kann mit einem Suchauftrag im gesamten Bestand des Museums suchen. Recherchiert er z.B. nach Gustav Klimt, so findet er damit Datensätze des Sammlungsguts, zu den Ausstellungen und der Bibliothek.

Fazit:
Vermeiden Sie das Anlegen von mehreren Datenbanken, Sie können alles mit verschiedenen Objektarten erfassen und regeln! Dies hat Vorteile für die Internet-Präsentation und die Recherche. Inhalte sind schneller und leichter zu finden. Mit nur einer Datenbank vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand und können viele festgelegte Elemente gemeinsam nutzen. Diese Regel gilt natürlich nicht nur für Museen, sondern auch für Archive, Behörden, Stiftungen, Firmen oder andere Institutionen.
Mehrere Datenbanken sollten Sie nur dann einrichten, wenn Ihre Datenbanken inhaltlich völlig verschieden sind und es sich z.B. um eine Häuser- und Bibliotheks-Datenbank handelt, oder wenn Sie besonders zu schützende Daten haben, etwa in einer Personen-Datenbank.


 

17.08.2015Wie bekomme ich eine Datenbank ins Internet?

Jede FAUST, FAUST EntryArchiv, FAUST EntryMuseum und LIDOS Datenbank kann auf einfache Art und Weise im Intranet und / oder Internet präsentiert werden. Das Einzige, was Sie dafür brauchen ist der FAUST iServer.
Wenn Sie eine Netzwerk-Lizenz haben und Ihre Datenbank nur im Intranet zeigen möchten, können Sie die bei jedem Programm mitgelieferte setup.exe für die Installation des Intranets verwenden. Das Zusatzprogramm FAUST Intranet wird von dem Rechner aus gestartet, auf dem es installiert wurde. Mit Menü Datenbank | Öffnen präsentieren Sie anschließend die gewünschten Datenbanken. Sie haben allerdings mit dem FAUST iServer wesentlich mehr Gestaltungs- und Nutzungsmöglichkeiten.  ... mehr ›

Schritte im FAUST iServer 8:

  • Klicken Sie in der Konfigurierung des FAUST iServers im Bereich Operator in Ihrem Konto auf das Basisprojekt.
  • Klicken Sie Weitere Datenbank öffnen an.
  • Markieren Sie in der linken Spalte Laufwerk und den Ordner, in dem sich die zu öffnende FAUST, FAUST EntryArchiv, FAUST EntryMuseums oder LIDOS Datenbank befindet.
  • Markieren Sie rechts die gewünschte Datenbank und bestätigen Sie mit Öffnen.
    Hinweis: Sie können hier entweder die Original-Datenbank zuordnen, dann sind alle Änderungen darin, auch immer gleich im Intranet / Internet sichtbar, oder Sie haben eine Kopie Ihrer Datenbank angelegt, dann dürfen Sie selbstverständlich diese zuordnen, damit wird quasi der "eingefrorene" Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt präsentiert.
  • Es können weitere FAUST oder LIDOS Datenbanken zugeordnet werden.
  • Mit Zurück kehren Sie in das Operating zurück. Die geöffnete(n) Datenbank(en) werden unterhalb des Basisprojekts aufgelistet.
  • Wenn Ihre Datenbank auch Bilder enthält und Sie diese ebenfalls präsentieren möchten, müssen Sie, falls die Bilder nicht im Datenbank-Ordner liegen, im Bereich Operator einen Alias-Ordner angeben, damit die Bilder für den Internet-Nutzer sichtbar sind.
  • Um die Pfade der verknüpften DigiDoks zu verbergen, genügt es, wenn Sie das Pfad-Feld in der Feldlegende-Box für das Internet sperren.
  • Sobald Sie sich das Projekt im Browser zeigen lassen, sehen Sie sofort die zugeordneten Datenbanken.

Wie Sie Ihre Datenbanken für die Präsentation mit dem FAUST iServer vorbereiten, d.h. welche Objektarten, Objekte, Suchmasken und Exportformate usw. Sie freigeben, ist ausführlich in den PDF-Dateien "FAUST bzw. LIDOS Datenbanken für den iServer 8 vorbereiten" beschrieben. Beide PDF-Dateien finden Sie auf unserer Homepage unter der Rubrik Produkte | FAUST iServer.

Siehe auch:
FAUST iServer 8 Handbuch: Kapitel 19.


 

30.03.2015Textfelder für die Erstanzeige kürzen

Für lange Feldinhalte können Sie in allen Programmen und im FAUST iServer 8 wählen, wie diese zunächst angezeigt werden sollen, bevor sie über Scrollfunktion bzw. Mausüber oder über ein Icon vollständig zu sehen sind. In den FAUST Programmen und in LIDOS bezieht sich diese Darstellungsweise auf die Kompakte Standardliste und in der Intranet bzw. Internet Präsentation auf die Ergebnisanzeige. Die Festlegungen gelten für Text- und Deskriptorenfelder. Diese Funktion eignet sich vor allem für viele Datensätze mit langen Feldinhalten, sie schafft ein strafferes Erscheinungsbild und kann so zu mehr Übersichtlichkeit beitragen.  ... mehr ›

Sie haben die Möglichkeit, dass
  • einzeilig, oder
  • ein Absatz, oder
  • maximal die ersten x Zeichen des Feldinhalts angezeigt werden.

In FAUST, LIDOS und FAUST EntryMuseum stellen Sie die Option für die Kompakte Darstellung im Portal, im Reiter Tools über die Schaltfläche Einstellungen im Reiter Texte / Automatik ein, in FAUST EntryArchiv im Reiter Anzeige,
Im FAUST Server 8 legen Sie die Art der Ergebnisanzeige in der Projektdatei, im Kapitel Ergebnis, mit dem Abschnitt Lange Feldinhalte und den beiden Parametern darunter fest.

Siehe dazu:
FAUST 8 Handbuch: Kapitel 2.6.6.
FAUST 8 EntryArchiv Handbuch: Kapitel 2.4.
FAUST 8 EntryMuseum Handbuch: Kapitel 3.3
LIDOS 8 Handbuch: Kapitel 2.7.1.
FAUST iServer 8 Handbuch: Kapitel 7.4.8.


 

02.10.2014Rechtschreibprüfung: Ergänzungsliste nutzen

Durch die Rechtschreibprüfung werden nicht nur die falsch geschriebenen Wörter moniert, sondern auch solche Wörter, die richtig geschrieben sind, aber noch nicht im verwendeten Lexikon stehen. Solche Wörter können Sie während der Erfassung bzw. Korrektur mit Menü Prüfen | Wort in die Ergänzungsliste oder alle Wörter in die Ergänzungsliste oder rechter Maustaste in die Ergänzungsliste übernehmen, damit sie in Zukunft als richtig geschrieben erkannt und nicht mehr moniert werden.
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In die Ergänzungsliste aufgenommene Wörter werden nur an Ihrem Arbeitsplatz nicht mehr rot markiert, sehr wohl aber bei Ihren Kollegen/-innen im Netzwerk, solange die Ergänzungsliste noch nicht in das FAUST bzw. LIDOS Lexikon übernommen wurde und dieses Lexikon von Ihren Mitarbeitern/-innen für die Rechtschreibprüfung verwendet wird.
Wenn Sie mehrsprachige Objekte / Datensätze haben, können Sie eine mehrsprachige Ergänzungsliste bzw. ein mehrsprachiges FAUST bzw. LIDOS Lexikon anlegen.

Hinweis: Es macht nicht bei allen Wörtern Sinn diese in die Ergänzungsliste und in das FAUST bzw. LIDOS Lexikon aufzunehmen, z.B. Personennamen.


 

10.03.2014Service-Update installieren

Anleitung zur Installation eines Service-Updates für FAUST EntryArchiv  ... mehr ›

Service-Update über Programm holen:
  • Im Portal Hauptmenü Hilfe (?) | FAUST EntryArchiv aktualisieren auswählen.
  • Klicken Sie auf Update Suchen. Damit wird nach der aktuellen Update-Version gesucht und die nächste Box geöffnet.
  • Service jetzt laden und speichern
    im Programmordner, oder
    in anderen Ordner Wählen Sie hierbei mit dem Ordner Button das richtige Laufwerk und den richtigen Ordner aus.
  • Fahren Sie mit Service laden fort.
  • Wählen Sie Jetzt installieren. Das Programm muss dafür an allen Arbeitsplätzen beendet sein, da sonst die Programmdateien nicht aktualisiert werden können.
    Das Update wird durchgeführt.

Service-Update über Website holen:
  • Klicken Sie auf unserer Homepage auf Download | Service Updates.
    Dabei müssen Sie sich mit Lizenznummer und Programmversion anmelden. (Beide Angaben finden Sie in der Box, die sich mit einfachem Mausklick auf den FAUST EntryArchiv Schriftzug im Portal öffnet.)
  • Bestätigen Sie mit Absenden Button.
  • Jetzt wird das aktuelle Service Update passend für Ihren Versionsstand angeboten.
  • Klicken Sie auf den Dateinamen und wählen Sie Speichern unter mit rechter Maustaste.
  • Wählen Sie den Ordner aus, in dem die service-Datei mit dem Service-Update auf Ihrem PC gespeichert wird.
  • Bestätigen Sie mit Speichern.

Sobald der Download des Service-Updates abgeschlossen ist, kann das Update installiert werden.
  • Beenden Sie FAUST EntryArchiv.
  • Aus dem FAUST EntryArchiv Programmordner das Programm service.exe aufrufen.
  • Mit Datei Button wählen Sie die service-Datei aus, die als Service-Update geholt wurde.
  • Mit Service ausführen starten und mit Service installieren bestätigen.
  • Mit Weiter bestätigen, um die Installation auszuführen.
  • Abschließend mit OK beenden.
  • FAUST EntryArchiv kann jetzt wieder gestartet werden.


 

19.02.2014Import von Excel-Tabellen

Wie kann ich eine Excel-Tabelle importieren?
Um eine Excel-Tabelle nach FAUST oder LIDOS zu importieren, sind 3 Schritte erforderlich:
1. Excel-Datei vorbereiten.
2. Importformat in FAUST bzw. LIDOS erstellen.
3. Den eigentlichen Import durchführen.  ... mehr ›


1. Excel-Datei vorbereiten
Wenn Sie eine Excel- oder Access-Tabelle in ein FAUST-Programm bzw. nach LIDOS importieren möchten, muss diese als CSV-Datei abgespeichert werden. Achten Sie darauf, dass in den Texten kein manueller Zeilen- und Absatzwechsel vorhanden ist.

2. Importformat in FAUST bzw. LIDOS erstellen
Um eine Excel-Datei zu importieren, benötigen Sie ein Importformat vom Typ CSV oder CSV mit Feldnamen.
Geben Sie beim Einrichten des Importformats an, welche Excel-Spalten in welche FAUST- bzw. LIDOS-Felder importiert werden sollen.
Vorteil von CSV mit Feldnamen: Spalten, deren Überschriften eine namensgleiche Entsprechung der Feldnamen in FAUST bzw. LIDOS haben, werden automatisch den LIDOS- bzw. FAUST-Feldern zugeordnet.

Wege:
In FAUST und LIDOS: Hauptmenü Datenbank | Datenbank einrichten | Arbeitsvorbereitung | Neues Importformat einrichten.
In FAUST-EntryArchiv und FAUST EntryMuseum: Hauptmenü Datenbank | Datenbank einrichten | Import und Export vorbereiten | Neues Importformat einrichten.
Für den Import im CSV, Excel, CSV mit Feldnamen bzw. Delimited/CSV Format müssen in den Eigenschaften die entsprechenden Feldtrenner und Feldrahmen angegeben werden. Meist sind die Voreinstellungen bereits korrekt!
Unbekannte FAUST bzw. LIDOS Felder ignorieren Schalten Sie die Option ein, wenn im Importformat FAUST bzw. LIDOS Felder als Zielfelder aufgeführt sind, die in der FAUST-Zielobjektart bzw. LIDOS-Zielansicht überhaupt nicht vorkommen. Schalten Sie die Option aus, wenn Sie beim Import Fehlermeldungen über Zielfelder wünschen, die in der Zielobjektart / Zielansicht fehlen oder dort anders heißen.
Speichern Sie das Importformat.

3. Datenimport durchführen
In FAUST: Klicken Sie im Reiter Erfassen auf den Pfeil neben der Schaltfläche Datenimport und markieren Sie das erstellte CSV-Importformat. Wählen Sie die Option aus Datei und starten Sie den Import mit .

In FAUST EntryArchiv und FAUST EntryMuseum gehen Sie im Portal, in den Reiter Tools und klicken Sie auf die Schaltfläche Import Daten. Markieren Sie in der Box das erstellte Importformat, wählen Sie die Option aus Datei und bestätigen Sie mit OK.

In LIDOS: Klicken Sie auf den Reiter Erfassung und wählen Sie die Option aus Datei. Betätigen Sie die Schaltfläche Importieren ausführen. Markieren Sie in der Box das erstellte CSV-Importformat und starten Sie den Import mit Weiter.


 

06.02.2013Datenbank umbenennen

Das Ändern des Datenbanknamens kann in einigen Fällen notwendig sein, wenn sich z.B. der Name Ihrer Institution oder der Schwerpunkt Ihrer Arbeit geändert hat und / oder der Inhalt der Datenbank nicht mehr zum Namen passt.  ... mehr ›


Das Umbenennen einer Datenbank ist in allen FAUST-Programmen möglich!

Um diese Leistung auszuführen, muss die Datenbank exklusiv geöffnet sein.
ACHTUNG (nur in FAUST): Bitte beachten Sie, dass nach dem Umbenennen der Datenbank Referenzen aus anderen Datenbanken nicht mehr funktionieren. Reportformate der Datenbank, die Sie bei der Umbenennung nicht angeben, stehen nicht sofort zur Verfügung, können aber nachträglich separat konvertiert werden.

ACHTUNG: Während des Umbenennens der Datenbank wird doppelt so viel Festplattenplatz benötigt, wie die Datenbank inklusive vorhandener Bilddateien belegt!

Weg: Wählen Sie Hauptmenü Datenbank | Datenbank einrichten | Datenbank | Datenbank verwalten | Datenbankname ändern. Folgen Sie den Anweisungen in den Boxen.


 

06.02.2013Portal maximieren bzw. im Vollbild starten

Wussten Sie schon, dass Sie in den FAUST-Programmen die Anzeige der Portalseiten vergrößern und in LIDOS im Vollbild starten können? Viele Nutzer möchten die größtmögliche Darstellung der Portal- bzw. Managerseiten, wir zeigen Ihnen, wie es geht:  ... mehr ›

  • In den FAUST-Programmen gehen Sie in den Reiter Tools und klicken auf die Schaltfläche Einstellungen.
  • Wählen Sie in der Box im Reiter Startoptionen Portal maximieren und schließen Sie die Box mit OK. Die Portalseite wird sofort vergrößert.

  • In LIDOS wählen Sie das Hauptmenü Dienste | Einstellungen.
  • Setzen Sie in der Box im Reiter Startoptionen das Häkchen bei im Vollbild starten und schließen Sie die Box mit OK. Die Managerseite wird sofort vergrößert. Wenn Sie den umgekehrten Weg gehen und das Häkchen wieder entfernen, wirkt sich die Einstellung erst beim Neustart des Programms aus.


 

08.10.2012Indexliste drucken

In allen FAUST-Programmen und LIDOS können Sie eine gesamte Indexliste oder optional nur alphabetische Ausschnitte daraus drucken. In den FAUST-Programmen haben Sie diese Möglichkeit sogar für Indizes eines Suchergebnisses. Die Vorgehensweise erklären wir Ihnen kurz hier:  ... mehr ›

In allen FAUST-Programmen (ab Version 7) gibt es zwei Wege:
  • Rufen Sie die gewünschte Indexliste, z.B Signaturen, auf und wählen Sie im Listenfenster Liste | Report dieser Indexliste, oder
  • Gehen Sie in die Ergebnisanzeige der recherchierten Objekte, die z.B. im indexierten Feld Signatur einen Eintrag haben, und wählen Sie das Menü Ergebnis | Report einer Indexliste.
    Die Reportbox für eine Indexliste wird geöffnet.

  • Wählen Sie entweder die Option Indizes aus Ergebnis, dann werden alle Indexeinträge aus dem aktuellen Ergebnis reportiert, oder
  • Wählen Sie die Option alle Indizes und tragen Sie im Feld von Eintrag ... bis Eintrag ... die gewünschten Daten ein; im abgebildeten Beispiel von DE bis KD, dann wird eine Indexliste mit den Signaturen von DE bis KD herausgegeben.

In LIDOS können Sie eine gesamte Indexliste oder optional alphabetische Ausschnitte daraus ausgeben:

  • Wählen Sie Hauptmenü Drucken | Indexliste drucken. Die Druckbox wird geöffnet:
  • Bei Ausgewählter Index wählen Sie aus der Liste den gewünschten Index, z.B. Signaturen, aus.

Für alle Programme gilt:

  • Unter Variante / Druckvariante wählen Sie aus der Combobox das gewünschte Druckbild aus, also 1-spaltig oder 2-spaltig usw.
  • mit Belegungszahlen / Belegungszahlen mitdrucken schalten Sie ein, wenn zu jedem Indexeintrag dessen Häufigkeit mitgedruckt werden soll (als Ziffer in Klammern hinter jedem Eintrag).
  • Wählen Sie außerdem, wie bei allen anderen Reports, das gewünschte Reportziel (PDF, Drucker etc.) und ggf. weitere Optionen (Schrift etc.) aus und starten Sie, je nach Reportziel, mit dem Button Drucken bzw. Erstellen.


 

30.08.2012Importformat mit konstantem Text

Wussten Sie schon, dass Sie nicht nur Fremddaten, sondern auch konstanten Text in eines der FAUST-Programme oder nach LIDOS importieren können? Wenn nicht, dann verraten wir Ihnen hier die Tipps, wie das genau geht.  ... mehr ›

Beim Import von Fremddaten können Sie für jedes importierte Objekt einen konstanten Text oder Informationen zum Import per Platzhalter in ein FAUST/LIDOS-Zielfeld eintragen lassen. Anhand dieses Eintrags können Sie jederzeit die Quelle der Daten oder das Importdatum feststellen.

Beispiel: Sie übernehmen in Ihr Archiv einen Bestand und Bestandsdaten aus einem anderen Archiv.
Dann müssen Sie nach dem Import natürlich nicht bei jedem Objekt händisch vermerken, dass das Objekt aus dem Archiv XY stammt, sondern Sie geben z.B. als FAUST-Zielfeld Bemerkungen an und tragen als konstanten Text Übernahme aus Archiv XY ein, dann erhalten alle importierten Datensätze diesen Zusatz. Oder Sie notieren z.B. ein Kürzel, mit dem importierte Objekte im Zielfeld markiert werden.

Im Bearbeitungsfenster für Importformate setzen Sie den Cursor auf das ausgewählte FAUST/LIDOS-Zielfeld. Mit Menü Bearbeiten | Zuordnung aufbereiten für | Konstanten Text: Die neue Zuordnungszeile wird mit dem vorangestellten bzw. markiert.
Cursor in die mit markierte Zuordnung setzen. Mit Menü Bearbeiten | Aufbereitung ändern oder Doppelklick wird die abgebildete Box geöffnet. Notieren Sie darin den Text, der beim Import für jedes Objekt in das Zielfeld eingestellt werden soll.

Wenn Sie anstelle eines frei festzulegenden Textes nur Platzhalter verwenden, werden mit jedem Import automatisch die passenden Informationen übergeben. Notieren Sie dann in der Box einen der folgenden Platzhalter:

#Datum trägt für jedes importierte Objekt im Zielfeld das Tagesdatum des Imports ein. Das Zielfeld kann auch ein Datumsfeld sein.
#Datei trägt für jedes importierte Objekt im Zielfeld den Namen der Importdatei ein.
#Format trägt für jedes importierte Objekt im Zielfeld den Namen des verwendeten Importformats ein.
#Fragen Dieser Platzhalter sorgt dafür, dass vor dem Import eine Box geöffnet wird. Darin wird der gewünschte Text eingetragen, der dann für jedes importierte Fremddokument in das FAUST-Zielfeld aufgenommen wird.


Importformat: Hier werden Datum, Name des Importformats, Name der Importdatei sowie ein vor dem Import abgefragter Text für jedes importierte Objekt in das rechts angegebene FAUST Zielfeld geschrieben.

Die Platzhalter dürfen in derselben Feldzuordnung nicht mit anderem Text oder Platzhaltern kombiniert werden.
Hinweis: Diese Funktionen stehen nicht für den Import von CSV-, CSV mit Feldnamen-, Excel-, Word-Serienbrief-Daten zur Verfügung.


 

25.07.2012Vermeidung von Fehlern beim Senden von E-Mails

Wir möchten Ihnen hier einige Tipps geben, worauf Sie beim E-Mail versenden achten sollten, und was zu tun ist, wenn eine Fehlermeldung erscheint:  ... mehr ›

Es versteht sich eigentlich von selbst, dass das E-Mailkonto richtig eingerichtet sein muss, und dass beim Versenden von E-Mails auf die richtige Eingabe des Adressaten geachtet werden sollte, und wenn man einen Anhang mitsenden möchte, dass man diesen auch anhängt.

Wenn Fehler auftreten, so bedeuten sie folgendes:

  • Fehler 17: Could not resolve host
    Falscher Host in Adresse angegeben, z.B. info@lund-software.de, statt info@land-software.de

  • Fehler 260: Bad response
    Einstellungen im FAUST E-Mailkonto überprüfen. Es kann z.B. sein, dass keine Domain eingetragen wurde. Auch Einstellungen im Sendekonto prüfen, z.B. ob die Anmeldeangaben an den E-Mail-Server korrekt sind. 260 ist ein Sammelfehler, daher kann hier die Ursache vielfältig sein.

  • Fehler 264: Error from addr
    Anmeldefehler des Absenders beim Versenden, z.B. falsche Authentifizierung angegeben.

  • Fehler 265: No valid recipients
    Falscher Adressat / ungültiger Empfänger, z.B. @land-software.de, statt info@land-software.de

  • Fehler 267: Creating file
    Kopie der E-Mail kann nicht angelegt werden, da es den angegebenen Ordner nicht gibt.

  • Fehler 271: Attachement file
    Angegebener Anhang ist nicht vorhanden und kann daher nicht versendet werden. Dies kann z.B. vorkommen, wenn man den Betreff versehentlich in das Feld für den Anhang einträgt.

  • Fehler 314: Auth failed
    Fehler beim Anmelden an den Mail-Server. Benutzer oder Passwort ist falsch.

  • Fehler 315: Auth not supported
    Man hat sich an den Mail-Server angemeldet, obwohl hier keine Anmeldung nötig oder vorgesehen ist.

  • Fehler 316: Auth protocol
    Anmeldetyp fehlerhaft


 

09.05.2012Suche mit Umlauten, diakritischen Zeichen und Trunkierung

Ihr Suchbegriff kann aus einem Wort, mehreren Wörtern oder zusammengesetzten Wörtern bestehen. Jeder Suchbegriff darf Umlaute (z.B. ä), diakritische Zeichen (z.B. è) und eine Trunkierung (= Abkürzung) enthalten. Es gelten dabei folgende Regeln:  ... mehr ›

  • Die Suchmasken bieten einen schnellen Zugriff auf Volltext, Indexfelder, numerische und Deskriptorenfelder.

  • Die Suche in einem Volltext-Suchfeld erstreckt sich auf alle Textfelder und Verknüpfungsfelder.
  • Groß- und Kleinschreibung spielen bei der Suche keine Rolle.
  • Im Volltextfeld der Suchmaske darf jeder Suchbegriff mit Punkt . oder Stern * links, rechts und in der Mitte abgekürzt werden.
    Der Punkt und der Stern stehen für eine beliebige Anzahl an Zeichen.
    Jedes Zeichen eines Suchbegriffs darf mit Fragezeichen ? links, rechts und in der Mitte ersetzt werden.
    Jedes Fragezeichen im Wort steht für ein Zeichen (siehe Beispiele am Ende des Artikels).
  • Mit oder bzw. Semikolon werden Einträge im Feld ausweitend, mit und bzw. Freizeichen werden Einträge im Feld einschränkend
    verknüpft.
  • Bei der Suche gelten bestimmte Zeichen als Worttrenner, an denen das Ende eines Wortes erkannt wird:
  • Als unbedingte Worttrenner wirken neben Feldanfang und Feldende das Freizeichen (Blank) und die Zeichen ! " < = > ? Sobald eines dieser Zeichen im Text auftritt, wird das als Ende bzw. als Beginn eines neuen Wortes gewertet.
  • Als bedingte Worttrenner vor oder nach einem Freizeichen wirken die Zeichen ' ( ) * + , - . / : ; [ ] _ { | } ~ Diese Zeichen markieren nur dann das Ende oder den Beginn eines Wortes, wenn sie vor oder nach einem Freizeichen stehen oder von Freizeichen eingerahmt sind.
    Der Text Müller-Lüdenscheid würde als ein Wort gewertet, da der Bindestrich weder links noch rechts ein Freizeichen aufweist; die beiden Schreibweisen
    Müller- Lüdenscheid und Müller - Lüdenscheid ergeben indes zwei Wörter, nämlich Müller und Lüdenscheid, wegen des Freizeichens vor oder hinter dem Bindestrich. Dasselbe gilt für Texte wie (Bi)Karbonat oder 64-Bit-Technologie, denn solange Klammern oder Bindestriche nicht durch Freizeichen begleitet werden, gelten Sie als Teil des Wortes.
  • Als bedingte Worttrenner nach einem Freizeichen wirken die Zeichen $ % £ × " Der Text 5,1% würde als ein Wort gewertet, aber der Text 7 %iger würde wegen des Freizeichens vor % in die beiden Wörter 7 und iger zerlegt. Das Prozentzeichen bliebe als Trenner unberücksichtigt.
  • Als bedingter Worttrenner vor einem Freizeichen wirkt das " Anführungszeichen. Deshalb würde der Eintrag "Faust" , sofern vor und nach den Anführungszeichen ein Freizeichen oder ein unbedingtes Trennzeichen folgt, korrekt als das Wort Faust erkannt werden.
  • Bei der Suche werden die Umlaute (ö, ä, ü) wie die Umschrift (oe, ae, ue) und ß wie ss behandelt und umgekehrt. Böll entspricht dem Eintrag Boell oder boell oder böll oder BÖLL usw.
  • Diakritische Zeichen werden wie das Grundzeichen behandelt, also û = u.

  • Die Suche in einem Indexfeld erstreckt sich auf die Inhalte der Indexlisten.
  • Groß- und Kleinschreibung spielen bei der Suche keine Rolle.
  • Bei der Indexsuche darf jeder Suchbegriff mit Punkt . oder Stern * rechts und in der Mitte abgekürzt werden.
    Der Punkt und der Stern stehen für eine beliebige Anzahl an Zeichen.
    Jedes Zeichen eines Suchbegriffs darf mit Fragezeichen ? rechts und in der Mitte ersetzt werden.
    Jedes Fragezeichen im Wort steht für ein Zeichen (siehe Beispiele am Ende des Artikels).
  • Mit oder bzw. Semikolon werden Einträge im Feld ausweitend, mit und bzw. Freizeichen werden Einträge im Feld einschränkend
    verknüpft.
  • Diakritische Zeichen werden wie das Grundzeichen behandelt, also û = u.
  • Bei der Suche werden die Umlaute (ö, ä, ü) wie die Umschrift (oe, ae, ue) und ß wie ss behandelt und umgekehrt. Böll entspricht dem Eintrag Boell oder boell oder böll oder BÖLL usw.
  • Bei der Indexsuche nach Bundesrepublik. erhält man als Findwort: Bundesrepublik Deutschland und Bundesrepublik Österreich.
  • Bei der Suche nach Deutschland. erhält man als Findwörter z.B.: Deutschland, Deutschlandreise und Deutschland nach 1945, aber nicht Bundesrepublik Deutschland, weil der Indexbegriff nicht mit Deutschland beginnt
  • Um exakt den Indexbegriff Bundesrepublik Deutschland zu finden, muss "Bundesrepublik Deutschland" mit Anführungszeichen eingegeben werden.

  • Die Suche in einem Deskriptorenfeld erstreckt sich auf die Inhalte eines Thesaurus.
  • Groß- und Kleinschreibung spielen bei der Suche keine Rolle.
  • Jeder Deskriptor darf mit Stern * oder Punkt . rechts abgekürzt werden.
    Der Stern und Punkt stehen für eine beliebige Anzahl an Zeichen.
  • Mit oder bzw. Semikolon werden Einträge im Feld ausweitend, mit und bzw. Freizeichen werden Einträge im Feld einschränkend
    verknüpft.
  • Umlaute (ä,ö,ü) und ß müssen exakt beachtet werden.
  • Um den Deskriptor Münzen und Medaillen zu finden, geben Sie "Münzen und Medaillen" mit Anführungszeichen ein.

Beispiele für Trunkierungen und Jokerzeichen:

  • Suchwort: Tür.
    Findwörter: Türen, Türgriff, Türblatt, Türrahmen

  • Suchwort: .Tür.
    Findwörter: Haustür, Absturz, Kunststofftür, Haustürgriff

  • Suchwort: M??er
    Findwörter: Meier, Maier, Mayer, Maler

  • Suchwort: infe?tion
    Findwörter: Infektion, infection


 

04.01.2012Verknüpfungsfelder

In FAUST EntryArchiv, FAUST EntryMuseum und LIDOS können Sie mit jedem Verknüpfungsfeld beliebig viele Verlinkungen mit Dateien und URLs (Internetadressen) herstellen.  ... mehr ›

Mit dem Verknüpfungsfeld lassen sich praktisch alle Arten von Dateien und URLs mit einem LIDOS Dokument bzw. FAUST EntryArchiv / EntryMuseum Objekt verknüpfen. In der Praxis sind das v.a.
  • URLs
  • E-Mails
  • Office-Dateien
  • PDF-Dateien
  • Audio- und Video-Dateien


 
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